4.Adobe Reader XI programinės įrangos meniu pasirinkite „Edit“ ir „Preferences“, o atsidariusioje lentelėje pasirinkite „Signatures“ skiltį. Tuomet paspauskite „More“ prie „Creation & Appearance“ dalies.
5. Atsidariusioje lentelėje pažymėkite „Show reasons“, nuimkite pažymėjimą nuo „Include signature‘s revocation status“, o „Default Signing Format“ išsiskleidusiame sąraše pasirinkite „CAdES-Equivalent“. Atlikę šiuos veiksmus paspauskite mygtuką „OK“.
6. Spauskite „More“ prie „Verification“ dalies ir atsidariusioje lentelėje pažymėkite „Secure time (timestamp) embeded in the signature“, „Validating Signatures“ ir panaikinkite žymėjimą nuo „Use expired timestamps“
Elektroninio dokumento pasirašymas
1. Atverkite PDF formato elektroninį dokumentą su Adobe Reader XI programine įranga. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad elektroninio dokumento turinys turi būti išsaugotas PDF/A-2 formatu (tinkami yra visi šie suderinamumo lygiai: PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u). Skirtingai nuo įprastų PDF formato elektroninių dokumentų, šio formato dokumentai yra pritaikyti saugoti ilgai. PDF/A-2 formato rinkmenas galite suformuoti naudodami Adobe Acrobat XI arba nemokamas programines priemones, tokias kaip Solid PDF Creator .
2. Pasitikrinkite, ar elektroninio dokumento turinys tikrai išsaugotas PDF/A-2 formatu. Tai galite atlikti kairėje lango pusėje (angl. „Navigation Pane“) paspaudę dokumento paveikslėlį (šis pasirinkimas yra aktyvus tik tuo atveju, jeigu dokumentas atitinka kurį nors iš PDF/A formatų). Jį paspaudus atsidarys langas, kuriame pateikiama informacija apie elektroninio dokumento turinio atitiktį standartams.
3. Pasirinkite „Fill & Sign“ meniu punktą.
4. Įdėkite lustinę kortelę (pvz., Asmens tapatybės kortelę) į skaitytuvą arba prijunkite prie kompiuterio jūsų USB kriptografinį raktą su elektroninio parašo formavimo duomenimis.
5. Dešiniajame lange pasirinkite „Work with Certificates“ ir „Sign with Certificate“.
6. Atsidariusioje lentelėje paspauskite „Drag New Rectangle ...“ ir pelės žymekliu pažymėkite vietą dokumente, kur turėtų būti išsaugota informacija apie jūsų elektroninį parašą (ši informacija neturėtų uždengti dokumento turinio).
7. Atsidariusiame lange, esančiame „Sign As“ išsiskleidžiančiame sąraše, pasirinkite sertifikatą, kuriuo norėsite patvirtinti elektroninį parašą, nurodykite parašo paskirtį „signature“ (rekomenduotina naudoti šia arba vieną iš PDF-LT-V1.0 specifikacijoje nurodytų pasirašymo paskirčių: pasirašymo – „signature“; tvirtinimo – „confirmation“; suderinimo – „conciliation“; vizavimo – „visa“; sudaryto dokumento registravimo – „registration“; gauto dokumento registravimo – „registration-of-incoming-documents“; supažindinimo – „acknowledgement“; rezoliucijos įrašymo – „resolution“ ; žymos apie užduoties įvykdymą – „end-of-execution“; archyvinio patvirtinimo – „notarisation“; kopijos tikrumo patvirtinimo – „copy-certification“; autentiškumo (vientisumo) patvirtinimo – „authenticity“. ) ir spustelėkite „Sign“.
8. Atlikus anksčiau aprašytus veiksmus, jūsų bus paprašyta nurodyti, kur išsaugoti pasirašytą elektroninį dokumentą, bei įvesti laikmenos, kurioje saugomi elektroninio parašo formavimo duomenys, PIN kodą (jis turėjo būti suteiktas kartu su elektroninio parašo įranga – lustine kortele arba USB kriptografiniu raktu).
9. Įvedus PIN kodą ir paspaudus „OK“, elektroninis dokumentas bus pasirašytas.
Laiko žymų naudojimas ir nustatymai
1. Kad būtų galima automatinėmis priemonėmis patikrinti PDF elektroninį parašą baigus galioti pasirašančiojo asmens sertifikatui, į elektroninį dokumentą turi būti įtrauktos laiko žymos. Tam jūs turite nurodyti pasirinkto Laiko žymos formavimo paslaugų teikėjo pateiktą paslaugos adresą ir vartotojo vardą su slaptažodžiu (jei tokio reikalaujama). Tai atlikti galite Adobe Reader XI programinės įrangos meniu pasirinkę „Edit“ ir „Preferences“ (kaip ir skilties „Kompiuterio paruošimas pasirašyti“ 4 punkte), o atsivėrusioje lentelėje pasirinkę „More“ prie „Document Timestamping“ dalies. Pasirinkę „Time Stamp Servers“ ir „New“, įveskite prašomą informaciją.
2. Tame pačiame lange taip pat nurodykite, kad šio laiko žymos formavimo paslaugų teikėjo paslaugos būtų naudojamos pagal nutylėjimą. Tai atlikite pažymėdami paslaugų teikėjo eilutę ir paspaudę mygtuką „Set Default“.
3. Pateiktoje lentelėje spustelėkite mygtuką „OK“, taip patvirtindami savo pasirinkimą.
Laiko žymų įtraukimas
1. Atverkite elektroniniu parašu pasirašytą PDF formato elektroninį dokumentą su Adobe Reader XI programine įranga.
2. Atsivėrusiame lange pasirinkite „Fill & Sign“ meniu punktą, tuomet pasirinkite „Work with Certificates“ ir „Time Stamp Document“. Paspaudus šį mygtuką, jums reikės nurodyti, kur išsaugoti elektroninį dokumentą su įtraukta laiko žyma.
3. Jei pasirodys pranešimas, informuojantis, kad į dokumentą bus įtraukta papildoma informacija, reikalinga elektroninių parašų ilgalaikiam galiojimui užtikrinti, pasirinkite „OK“.
4. Jei pasirodys pranešimas, informuojantis, kad programinė įranga bando jungtis prie nurodyto adreso, patikrinkite, ar tai yra jūsų laiko žymos formavimo paslaugų teikėjo pateiktas paslaugos adresas. Jei taip – spustelėkite „Allow“. Po šio veiksmo jūsų gali paprašyti įvesti arba patvirtinti laiko žymos formavimo paslaugos naudotojo vardą ir slaptažodį (jei tokio reikalaujama).
Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 24 d. nutarimas Nr. 503 „Dėl Darbo sutarčių registravimo taisyklių, Darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento išdavimo, nešiojimo ir pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarkos aprašo patvirtinimo“ su visais pakeitimais ir papildymais pripažintas netekusiu galios Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2014 m. liepos 16 d. nutarimu Nr. 679 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 24 d. nutarimo Nr. 503 „Dėl Darbo sutarčių registravimo taisyklių, darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento išdavimo, nešiojimo ir pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarkos aprašo patvirtinimo“ pripažinimo netekusiu galios“. Kadangi šiuo metu nėra specialiųjų teisės normų, reglamentuojančių darbo sutarčių registravimą, taip pat nėra nustatyta darbo sutarčių registro forma, darbo sutartys registruojamos atsižvelgiant į bendruosius dokumentų apskaitos reikalavimus, kuriuos pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 11 straipsnio 4 dalį nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras.
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 2 straipsnio 16 dalyje nurodyta, jog oficialusis dokumentas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą. Pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, 9 punktą, valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) parengti ir gauti su jų veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose ar naudojamose informacinėse sistemose, suteikiant jiems registracijos numerį <...>.
Pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, nuostatas (1, 6 punktai), nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų (toliau – organizacijos ir įmonės) parengti ir gauti dokumentai, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą <...>. Darbo sutartys, jų priedai, pakeitimai, susitarimai dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kt. laikytini dokumentais, kurių rengimą nustato norminis teisės aktas – Lietuvos Respublikos darbo kodeksas.
Darbo sutartis išsiskiria iš kitų dokumentų, kadangi ją sudaro ne tik pagrindinė (pirminė) darbo sutartis, bet ir jos pakeitimai, priedai, papildymai ir kt., kurie yra neatsiejama darbo sutarties dalis. Darbo sutarties pakeitimai ar papildymai įforminami rengiant papildomus dokumentus (priedus, papildymus, papildomus susitarimus) per visą darbo santykių laikotarpį. Siekiant šiuos dokumentus susieti su pirmine darbo sutartimi (oficialiu į apskaitą įtrauktu / užregistruotu dokumentu), jie turėtų būti registruojami tą
dieną, kai yra pasirašomi, kadangi šiuo metu galiojantys kiti teisės aktai nenustato kitaip (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 10 punktas).
Kiti teisės aktai nenustato, jog darbo sutartys, jų priedai, pakeitimai, susitarimai dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kt. gali būti registruojami tęstiniame dokumentų registre, todėl šie dokumentai turėtų būti registruojami kalendorinių metų registruose, kaip tai nustatyta Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 10 punkte bei Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių 6 punkte.
Taigi atsižvelgiant į šiuo metu galiojančias dokumentų valdymą reglamentuojančių teisės aktų nuostatas, tiek įstaigų, tiek organizacijų ir įmonių sudaromos darbo sutartys, jų priedai, pakeitimai, susitarimai dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kt. registruojami kalendorinių metų dokumentų registre (pvz., Darbo sutarčių registre). Pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 12 punktą, tokiame registre turi būti užfiksuojamas dokumento registracijos numeris ir kiti metaduomenys: dokumento data, dokumento pavadinimas (antraštė).
Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktai nereglamentuoja juridinių asmenų antspaudų naudojimo. Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Taisyklės), 17 punkte nustatyta, jog dokumentų autentiškumas ir (ar) vientisumas (atsižvelgiant į Taisyklių 21 ir 22 punktus) užtikrinamas vienu iš nurodytų būdų: parašu, elektroniniu parašu, elektroniniu spaudu ar kitomis dokumento turinio vientisumui užtikrinti naudojamomis technologijomis. Nei tarp dokumento autentiškumo ir vientisumo duomenų, nei tarp dokumento privalomųjų metaduomenų antspaudas Taisyklėse nėra nurodytas. Dokumentuose turi būti visi Taisyklių 6 punkte nurodyti pagrindiniai elementai: tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas, metaduomenys, autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenys bei Taisyklių 10 punkte nurodyti metaduomenys: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, dokumento registracijos numeris bei gavėjas ir dokumento sudarytojo duomenys (jei dokumentas siunčiamas).
Antspaudų naudojimas yra reglamentuotas Lietuvos Respublikos civiliniame kodekse (1.73 straipsnio 3 dalis, 2.44 straipsnio 5 dalis, 2.140 straipsnio 1 dalis, 6.991 straipsnio 1 dalies 11 punktas). Civilinio kodekso 2.44 straipsnio 5 dalyje įtvirtinta nuostata, jog dokumentas privalo būti patvirtintas juridinio asmens antspaudu tik tais atvejais, kai pareiga turėti antspaudą nustatyta juridinio asmens steigimo dokumentuose arba įstatymuose. Civilinio kodekso 2.140 straipsnio 1 dalyje, 6.991 straipsnio 1 dalies 11 punkte numatytas juridinio asmens antspaudo naudojimas, tačiau tik tuo atveju, jei juridinis asmuo antspaudą privalo turėti. Civilinio kodekso 1.73 straipsnio 3 dalyje nurodyta, jog sutarties šalys susitarimu gali nustatyti papildomus rašytinės sandorio formos reikalavimus, tarp jų ir antspaudo naudojimą.
Antspaudų naudojimą numato ir kiti teisės aktai: Lietuvos Respublikos notariato įstatymas, Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2016 m. gruodžio 28 d. įsakymas Nr. 1R-334 „Dėl Civilinės būklės aktų registravimo taisyklių ir civilinės būklės aktų įrašų ir kitų dokumentų formų patvirtinimo“, Diplomų, diplomų priedėlių ir studijų pažymėjimų blankų privalomosios formos rengimo, gamybos, apskaitos, registracijos ir išdavimo tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministro gegužės 15 d. įsakymu Nr. V-362 „Dėl Diplomų, diplomų priedėlių ir studijų pažymėjimų blankų privalomosios formos rengimo, gamybos, apskaitos, registracijos ir išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, ir kt.
Kadangi Civilinis kodeksas ir kiti teisės aktai numato konkrečius atvejus, kai dokumentuose turi būti naudojamas antspaudas, laikytina, jog kitais atvejais, kai antspaudo naudojimas nėra reglamentuotas teisės aktų nuostatomis ar nėra numatytas teisės aktais patvirtintose dokumentų formose, sprendimą dėl antspaudo naudojimo priima juridinis asmuo.
Darbo sutarčių rengimą reglamentuoja Lietuvos Respublikos darbo kodeksas. Jame nurodyta, jog darbo sutartis turi būti rengiama dviem egzemplioriais – po vieną egzempliorių kiekvienai sutarties šaliai, tačiau nėra detalizuojama, ar darbo sutarties papildymai, pakeitimai ir papildomi susitarimai turi būti rengiami tuo pačiu formatu. Darbo sutartis, jų papildymus ar pakeitimus rengiant kaip elektroninius dokumentus, pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu, tiek darbdavys, tiek darbuotojas turi vieną autentišką elektroninio dokumento egzempliorių.
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (toliau – Įstatymas) 12 straipsnio 1 dalies 2 punkte įtvirtinta nuostata, jog valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys privalo išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės. Įstatymas įpareigoja nustatytą laiką išsaugoti veiklos dokumentus, o ne jų kopijas. Dokumentai teisės aktais nustatytą laiką saugotini ta forma, kuria jie buvo sukurti ar gauti, išskyrus tuos atvejus, kai Įstatymo 12 straipsnio 3 dalyje nustatyta tvarka yra priimamas sprendimas veiklos dokumentus išsaugoti elektronine forma, nesaugant popierinio dokumento. Tačiau darbo sutartis laikytina dokumentu, kurio forma neturėtų būti keičiama, kadangi autentiški (originalūs) dokumentai ateityje gali būti reikšmingi darbuotojų socialiniams poreikiams užtikrinti. Taigi popierine forma sudarytos darbo sutarys turi būti šia forma ir išsaugomos, o elektronine forma sudarytos darbo sutartys, pakeitimai ar papildymai saugotini elektronine forma.
Svarbu tai, kad autentiškos (originalios) darbo sutartys (taip pat ir sutarčių pakeitimai, papildymai) būtų tinkamai išsaugotos visą teisės aktais nustatytą laiką, nepriklausomai nuo to, kokia forma jos buvo sudarytos – kaip popierinis ar kaip elektroninis dokumentas. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, 7.3 papunktyje nustatyta, kad darbo sutarčių ir jų priedų (susitarimų dėl papildomų darbo sutarties sąlygų ir kita) saugojimo terminas yra 50 metų pasibaigus sutarčiai. Atkreiptinas dėmesys į tai, jog visą elektroninių dokumentų saugojimo įstaigoje laiką privaloma užtikrinti šių dokumentų vientisumą, turinio ir metaduomenų perskaitomumą ir elektroninių parašų galiojimo įrodymus, kaip tai yra nustatyta Dokumentų saugojimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“.
Dokumento savybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumas naudoti aiškinamos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte, perimtame Lietuvos standartu LST ISO 15489-1:2016 (LST ISO 15489-1:2016 Informacija ir dokumentavimas. Dokumentų valdymas. 1 dalis. Sąvokos ir principai (tapatus ISO 15489-1:2016).
Dokumentas laikomas autentišku, kai „galima įrodyti, kad jis tikrai yra tai, kas yra; kad jis parengtas ar išsiųstas asmens, tvirtinančio, kad jis parengė ar išsiuntė dokumentą; kad jis parengtas ar išsiųstas nurodytu (paliudijamu) laiku“. Dokumento autentiškumui užtikrinti „organizacijos turėtų įgyvendinti ir dokumentais įforminti dokumentų rengimo, gavimo, perdavimo, saugojimo ir sprendimų vykdymo kontrolės kryptis ir procedūras, užtikrinančias, kad dokumentų rengėjas yra nustatytas, kad jis turi reikiamus įgaliojimus, kad dokumentai yra apsaugoti nuo neleistino papildymo, ištrynimo, pakeitimo, naudojimo ir nuslėpimo.“
Patikimu laikomas dokumentas, „kurio turiniu galima pasitikėti kaip visiškai ir tiksliai atspindinčiu ir patvirtinančiu sandorius, veiklos sritis ar faktus ir nuo kurio gali priklausyti būsimi sandoriai ar veikla. Dokumentai turėtų būti parengti įforminamojo veiksmo ar įvykio metu arba nedelsiant po to, ir tai turėtų būti padaryta tiesiogiai su faktais susijusių asmenų arba įprastinėmis dokumentų sudarymo veikloje naudojamomis priemonėmis“.
Vientisu laikomas toks dokumentas, kurisyra užbaigtas ir nekeičiamas, t. y. sudarytas dokumentas turi būti apsaugotas nuo neteisėtų pakeitimų, nustatant, kokie papildymai ar pastabos po dokumento parengimo gali būti atlikti ir kas įgaliotas juos atlikti.
Tinkamu naudoti laikomas toks dokumentas, kurį galima nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti visą jo gyvavimo ciklą ir kuris yra išsaugotas kartu su dokumentų tarpusavio ryšiais, paliudijančiais veiklos eigą.
Formuojant vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybių institucijose, įstaigose ir įmonėse, siūlytinos tokios dokumento autentiškumo, patikimumo, vientisumo ir tinkamumo naudoti apibrėžtys:
Dokumento autentiškumas – dokumento savybė, pažyminti, kad jis yra tai, kas yra, ir leidžianti nustatyti dokumento sudarytoją bei dokumento sudarymo laiką.
Dokumento patikimumas – dokumento savybė, reiškianti jo sudarymo ir saugojimo procedūrų nepažeistumą, jame užfiksuotos informacijos tikrumą.
Dokumento vientisumas – dokumento savybė, rodanti sudaryto dokumento užbaigtumą ir nekeičiamumą.
Dokumento tinkamumas naudoti – dokumento savybė, leidžianti jį nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti.
Visos išvardytosios dokumento savybės yra viena nuo kitos neatsiejamos.
Dokumentų saugojimo terminai nustatomi:
1. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tvirtinamose dokumentų saugojimo terminų rodyklėse, skirtose vidaus administravimo srities dokumentams (Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė);
2. Ministerijoms, kitoms institucijoms priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodyklėse, suderintose su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru;
3. Institucijos ar įstaigos vadovo sprendimu, jei konkrečių dokumentų saugojimo terminas teisės aktais nėra nustatytas. Tokia nuostata grindžiama Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostata, kad valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.
Taigi pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostatas, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus. Pagal minėtojo įstatymo 13 straipsnio 3 dalies nuostatas, centriniai valstybinio administravimo subjektai rengia ir, suderinę su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, tvirtina šiems subjektams priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodykles.
1. Dokumentų saugojimo terminų nustatymas.
Pagal įsigalėjusią teisės aktų normų taikymo praktiką, kai yra vieną veiklos sritį reglamentuojantys du norminiai teisės aktai, vadovaujamasi paskutiniuoju (vėlesniuoju) norminiu teisės aktu. Taigi tuo atveju, kai iki Rodyklės įsigaliojimo vidaus administravimo dokumentams buvo nustatytas ilgesnis saugojimo terminas ir dokumentų saugojimo procesas dar tęsiasi, taikomas vėliausioje Rodyklėje nustatytas saugojimo terminas, pvz., iki 2024 m. spalio 1 d. galiojusioje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje asmens bylos dokumentams buvo nustatytas 10 m. saugojimo terminas (pasibaigus tarnybos (darbo) santykiams). Nuo 2024 m. spalio 1 d. įsigaliojus Rodyklei, šiems dokumentams (2.2 papunktis) numatomas saugojimo terminas 3 m. (nuo tarnybos (darbo) santykių pabaigos). Taigi tiek iki 2024 m. metų, tiek vėliau užbaigtoms asmens byloms taikomas vėliausioje Rodyklėje nustatytas saugojimo terminas – 3 m. (nuo tarnybos (darbo) santykių pabaigos).
2. Dokumentų saugojimas nuolat.
3. Atvejai, kai dokumentų saugojimo terminas norminiuose teisės aktuose nėra nustatytas.
4. Dokumentų tvarkymas.
5. Dokumentacijos planų rengimas.
Dokumentų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalimi, Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymo Nr. V-100 „Dėl Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ 3 punktu (toliau – LVA įsak. 3 p.), Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ (toliau – VAD). (Jei taikoma, gali būti nurodyti kiti teisės aktai, kuriuose nustatyti į dokumentacijos planą įrašytų dokumentų saugojimo terminai (pvz., ministrų įsakymai) ir kitos dokumentų saugojimo terminų rodyklės (pvz.: Ikimokyklinio, priešmokyklinio, bendrojo ugdymo, kito vaikų neformaliojo ugdymo švietimo programas vykdančių švietimo įstaigų veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto ministro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. V-1511 „Dėl Ikimokyklinio, priešmokyklinio, bendrojo ugdymo, kito vaikų neformaliojo ugdymo švietimo programas vykdančių švietimo įstaigų veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ (toliau – UR), Notaro profesinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2012 m. spalio 15 d. įsakymu Nr. 1R-254 „Dėl Notaro profesinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“(toliau – NR), ar kt.).
Įsigaliojus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, naujai redakcijai, teikiame nuomonę dėl taisyklių 4.4 papunkčio nuostatos „įstaigos vadovas nustato, kurie ilgai saugomi dokumentai (išskyrus valstybės archyvams perduodamus elektroninius dokumentus) turi būti sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą“ taikymo:
1. Įstaigos vadovo sprendimas gali būti įformintas įsakymu veiklos klausimais arba oficialiu siunčiamuoju dokumentu – raštu (šiuo atveju raštą siūlytume priskirti įstaigoje valdomai veiklos dokumentų administravimo bylai). Apie priimtą sprendimą raštu turi būti informuotas valstybės archyvas arba steigėjo teises ir pareigas vykdanti įstaiga.
Valstybės archyvas arba steigėjo teises ir pareigas vykdanti įstaiga raštu apie vadovo sprendimą informuojama ir tuo atveju, jei įstaiga toliau visas ilgai saugomų bylų grupes įrašo į ilgai saugomų bylų apyrašus – tokiu atveju bylų apyrašų sąrašas iš naujo nėra derinamas.
2. Šiuo metu galiojančios Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės nenustato termino, per kurį, įsigaliojus taisyklių naujai redakcijai, vadovas turi priimti sprendimą dėl ilgai saugomų dokumentų tvarkymo, tačiau minėtų taisyklių 67 punkte nustatyta, kad „sutvarkytos nuolat ar ilgai saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo jų užbaigimo, jei teisės aktuose, suderintuose su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, nenustatyta kitaip“. Per 2020 m. į ilgai saugomų bylų apyrašus turi būti įrašytos 2018 m. (ir ankstesniais metais, jei dar nebuvo įrašytos) užbaigtos bylos. Taigi vadovo sprendimas turi būti priimtas iki įrašant į apyrašus 2018 m. užbaigtas bylas.
Įstaigos vadovo sprendimas gali būti priimamas tiek dėl ankstesniais metais užbaigtų bylų (pvz., užbaigtų 2018 ar 2019 m.), tiek dėl bylų, kurios bus užbaigtos ateityje (2020 m. ir vėliau). Taigi įstaigos vadovo sprendimas dėl ilgai saugomų dokumentų sutvarkymo ir įrašymo į sutvarkytų dokumentų apskaitą gali būti taikomas ir tiems dokumentams, kurie į atitinkamus apyrašus nebuvo įrašyti iki 2019-12-31 (pvz., jei įstaigos 2018 m. užbaigtos bylos saugomos ilgai, jos vadovo sprendimu gali būti neįrašomos į apyrašus).
3. Įstaigos vadovas gali priimti sprendimą tiek dėl visų, tiek dėl atskirų ilgai saugomų dokumentų grupių (pvz., tik personalo dokumentų) sutvarkymo ir įrašymo į sutvarkytų dokumentų apskaitą, t. y., į ilgai saugomų bylų apyrašus.
4. Teismai ilgai saugomas bylas tvarko ir į bylų apyrašus įrašo Lietuvos Respublikos teismų procesinių dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimų aprašo, patvirtinto Teisėjų tarybos 2015 m. gruodžio 18 d. nutarimu Nr. 13P-155-(7.1.2), nustatyta tvarka.
Kadangi valstybės įgaliotų asmenų dokumentų valdymo reikalavimai nustatomi Lietuvos Respublikos teisingumo ministro, suderinus su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, valstybės įgaliotų asmenų (antstolių ir notarų) veikloje sudaromi ilgai saugomi dokumentai tvarkomi ir įrašomi laikantis jų dokumentų tvarkymą reglamentuojančių teisės aktų nuostatų.
Kol nebus priimti teismų ir antstolių bei notarų veiklos dokumentų saugojimą reglamentuojančių teisės aktų pakeitimai, susiję su Dokumentų tvarkymo taisyklių 4.4 papunkčiu, įstaigos vadovo sprendimai dėl ilgai saugomų dokumentų neįrašymo į ilgai saugomų bylų apyrašus nėra galimi.
Suinteresuotųjų institucijų (Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerijos, Lietuvos Respublikos finansų ministerijos ir Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos) nuomone, krovinio siuntėjas nustatytą laiką turi saugoti važtaraščio egzempliorių su siuntėjo ir vežėjo parašais.
Pagal Kodekso 30 straipsnio 1 dalies ir 31 straipsnio 4 dalies nuostatas, siuntėjas kartu su kroviniu vežėjui turi įteikti siuntėjo pasirašytą važtaraštį, o krovinys laikomas priimtu, kai vežėjas priima krovinį ir pasirašo važtaraštyje. Iš esmės tapačios nuostatos dėl važtaraščio naudojimo išdėstytos ir Tarptautinio krovinių vežimo keliais sutarties konvencijoje (CMR).
Lietuvos Respublikos kelių transporto kodekso (toliau – Kodeksas) 30 straipsnio 2 dalyje įtvirtinta nuostata, jog važtaraštis surašomas 3 egzemplioriais. Pirmasis egzempliorius (pasirašytas siuntėjo ir vežėjo) lieka siuntėjui, antrąjį egzempliorių kartu su kroviniu vežėjas išduoda gavėjui, o trečiasis egzempliorius lieka pas vežėją. Šalims susitarus, gali būti išrašoma ir daugiau važtaraščio egzempliorių.
Vadovaujantis Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 21 straipsnio 3 dalimi, kai viešojo sektoriaus subjekto apskaita tvarkoma centralizuotai, atsakomybė už apskaitos organizavimą tenka Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro (toliau – Centras) vadovui, o atsakomybė už apskaitos dokumentų ir apskaitos registrų išsaugojimą nustatoma rašytinėje sutartyje, sudarytoje tarp viešojo sektoriaus subjekto, kurio apskaita tvarkoma centralizuotai, ir Centro. Taigi, jei sutartyje numatyta, kad Centras užtikrina tam tikrų finansinių dokumentų (pvz.: įstaigos finansinių ataskaitų rinkinio, biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinio, ataskaitų Valstybinei mokesčių inspekcijai ir pan.) parengimą, prie tokių dokumentų bylų dokumentacijos plano 6 skiltyje (nurodomas už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas) reikėtų nurodyti, jog už jų sudarymą atsakingas Centras.
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 1 dalyje nustatyta, kad už valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentų valdymo organizavimą teisės norminių aktų nustatyta tvarka atsako tos institucijos, įstaigos ar įmonės vadovas ar kitas tos institucijos, įstaigos ar įmonės įgaliotas asmuo. Būtent įstaigos vadovas, atsižvelgdamas į Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, ir kituose teisės aktuose nustatytas dokumentų ir archyvų valdymo normas ir remdamasis Dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 2 dalimi, turi paskirti už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą atsakingus asmenis ir nustatyti jų įgaliojimus. Pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro kompetenciją išleistuose teisės aktuose nėra nustatytos darbuotojų, kurie gali būti paskirti atsakingais už vieną ar keletą dokumentų valdymo srities funkcijų, kompetencijos ribos.
Lietuvos Respublikos kelių transporto kodekso, kuris reguliuoja keleivių, bagažo ir krovinių vežimo organizavimą bei vykdymą, krovinių vežimo valstybinį valdymą ir kontrolę, atsakomybę už turtinę žalą, tarp jų ir važtaraščių išdavimo bendruosius reikalavimus, 27 straipsnyje nustatyta, kad krovinio vežimo sutartyje vežėjas pagal priimtą užsakymą įsipareigoja priimti krovinį, pateikti transporto priemonę, pagal važtaraštį nuvežti jam patikėtą krovinį į paskirties punktą ir išduoti jį gavėjui, o siuntėjas įsipareigoja pateikti krovinį ir už jo vežimą sumokėti sutartyje nustatytą užmokestį. Vadovaujantis Kodekso 29 straipsnio 1 dalimi, važtaraštis yra krovinio vežimo sutartį patvirtinantis dokumentas. Todėl važtaraščiai, kaip krovinio vežimo sutartį patvirtinantys dokumentai sietini su Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“, 5.24 papunktyje aptartais bendradarbiavimo dokumentais (sutartimis, susitarimais ir kita).
Suinteresuotųjų institucijų nuomone (Lietuvos Respublikos finansų ministerijos, Lietuvos Respublikos susisiekimo ministerijos, Lietuvos transporto saugos administracijos ir Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos), važtaraščius siuntėjas, vežėjas ir krovinio gavėjas turėtų saugoti 5 metus (pasibaigus krovinio vežimo sutarčiai). Atkreiptinas dėmesys į tai, kad tais atvejais, kai saugojimo terminas teisės aktais nėra nustatytas, taikant Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalį, juridinis asmuo dokumentų saugojimo terminą nustato atsižvelgdamas į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.
Svarbu pažymėti, kad, pagal jau minėto Kodekso 29 straipsnio 5 dalį, važtaraštis gali būti spausdintas (surašytas) popieriuje ir (arba) elektroninės formos. Elektroniniu važtaraščiu laikomas važtaraštis, kuriame nurodyti nustatyti važtaraščio duomenys ir kuris išrašytas ir gautas elektroniniu būdu, taip pat kurio kilmės autentiškumas ir turinio vientisumas yra užtikrinti bent vienu iš Kodekso 29 straipsnio 5 dalyje nurodytų būdų:
1) naudojant saugų elektroninį parašą;
2) naudojantis Valstybinės mokesčių inspekcijos teikiamomis elektroninių važtaraščių išrašymo, perdavimo, gavimo paslaugomis;
3) bet kokiomis verslo kontrolės priemonėmis.
Krovinio siuntėjas, vežėjas ir gavėjas važtaraščius, kurie buvo pateikti elektroniniu būdu per Valstybinės mokesčių inspekcijos Išmaniosios mokesčių administravimo informacinės sistemos (i. MAS) Elektroninių važtaraščių posistemį, popierine forma (jų atsispausdinti) saugoti neprivalo. Duomenys i. MAS duomenų bazėse saugomi 11 kalendorinių metų.
Vadovaujantis Personalo administravimo funkcijų centralizuoto atlikimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. gegužės 30 d. nutarimu Nr. 507 „Dėl Personalo administravimo funkcijų centralizuoto atlikimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, nuostatomis, Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras (toliau – Centras) teisės aktų nustatyta tvarka sudaro, tvarko įstaigų personalo asmens bylas ir kitas bylas personalo klausimais. Tačiau, atsižvelgiant į tai, kad personalo valdymo praktika, pradėjus veikti minėtam Centrui, tik formuojasi ir įstaigose atsiranda poreikis asmens bylas papildyti, tokias bylas reikalinga nurodyti dokumentacijos plane net ir tuo atveju, kai įstaiga asmens bylos dokumentus perdavimo aktu yra perdavusi Centrui. Pastebėtina, kad tokiu atveju dokumentacijos plano 6 skiltyje (nurodomas už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar kodas) reikėtų nurodyti, jog už asmens bylų ir kitų bylų personalo klausimais sudarymą atsakingas Centras.
Įsigaliojus Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118, naujai redakcijai, teikiame nuomonę dėl taisyklių 58 punkto taikymo (minėtame 58 punkte nustatyta, kad: „Perduodant skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus kitam saugotojui ir gavus patvirtinimą, kad dokumentų perdavimas įvyko sėkmingai, įstaigoje saugoti skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai gali būti sunaikinami, jei įstaigos vadovas nenustato kitaip. Net jei įstaigos vadovas priima sprendimą kitam saugotojui perduotų dokumentų nenaikinti ir juos naudoti įstaigos vykdomoms funkcijoms atlikti, dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles toliau vykdo skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus toliau saugoti perėmusi įstaiga (valstybės archyvas ar kt.)“.
Dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles toliau vykdantis subjektas, t. y. skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus toliau saugoti perėmusi įstaiga (valstybės archyvas ar kt.), turi įgyvendinti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 7 dalyje numatytus veiksmus (minėtoje dalyje nustatyta, kad: „7. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys turimų dokumentų pagrindu privalo teisės aktų nustatyta tvarka išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus, susijusius su asmens teisių įgyvendinimu“), taip pat teikti dokumentus naudoti įgyvendinant kitus nurodytojo įstatymo reikalavimus. Dokumentų saugotojo funkcijas ir prievoles atliekanti įstaiga priima ir sprendimus dėl dokumentų atrankos naikinti, pasibaigus nustatytam dokumentų saugojimo terminui.
Įstaigos, perdavusios skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintus dokumentus kitam saugotojui (valstybės archyvui), turimus dokumentų egzempliorius naudoja tik įstaigos veiklos administravimo (dokumentų rengimo ar pan.) procesuose, išrašų ar nuorašų išorės subjektams neišduoda ir jų netvirtina, kaip ir neišduoda juridinį faktą patvirtinančių dokumentų.
Nuo 2020 m. sausio 1 d. įsigaliojus Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (toliau – Įstatymas) 12 straipsnio 3 dalies nuostatoms, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys (toliau – įstaigos, organizacijos ar įmonės) popierinius veiklos dokumentus, išskyrus nuolat saugomus dokumentus, gali išsaugoti elektronine forma, nesaugodami popierinio dokumento, jeigu yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas. Popierinių dokumentų atrankos, skaitmeninimo, išsaugojimo elektronine forma ir popierinių dokumentų naikinimo reikalavimai nustatyti Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos apraše, patvirtintame Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 „Dėl Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Tvarkos aprašas).
Atkreiptinas dėmesys į tai, kad elektronine forma išsaugoti trumpai ar ilgai saugomi dokumentai įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje galėtų būti valdomi kaip veiklos dokumentai tik tuo atveju, jei jie būtų parengti pagal Tvarkos aprašo reikalavimus.
Įstaigos, organizacijos ar įmonės, norėdamos popierinius dokumentus išsaugoti elektronine forma, pirmiausia turi įvertinti popierinius dokumentus pagal Tvarkos aprašo 3 punkto kriterijus. Atlikus vertinimą, pagal Tvarkos aprašo 4 punkto reikalavimus parengiama elektronine forma išsaugotinų popierinių dokumentų atrankos išvada, o vadovo sprendimas įforminamas pagal Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatas.
Atsižvelgiant į tai, ar įstaigoje elektronine forma numatoma išsaugoti atskirą popierinį dokumentą, ar popierinių dokumentų bylą, turi būti valdomi Tvarkos aprašo 11.1 ir 11.2 papunkčiuose nurodyti metaduomenys.
Tvarkos apraše numatyti du popierinių dokumentų išsaugojimo elektronine forma būdai:
1. Oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje, atitinkančioje Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“, reikalavimus. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens kvalifikuotu elektroniniu kopijos tikrumo paskirties parašu.
2. Dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje, kurios priemonėmis valdomi ir bylos metaduomenys, nesudarant oficialiojo elektroninio dokumento pakuotės. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens elektroniniu parašu (kaip jis suprantamas 2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje: elektroninis parašas, pažangusis elektroninis parašas, kvalifikuotas elektroninis parašas).
Svarbu žinoti, kad popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami pagal Tvarkos aprašo 14–16 punktų nuostatas, tačiau ne anksčiau, kaip praėjus 6 mėnesių laikotarpiui po visų su jais susijusių procesų ir užduočių (veiksmų) užbaigimo.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3)-41 patvirtintas Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau – įstaigos) elektroninių dokumentų specifikacijų rengimo bendruosius reikalavimus. Šis aprašas numato galimybę rengti elektroninių dokumentų, pasirašomų XAdES (patobulintieji XML elektroniniai parašai), PAdES (patobulintieji PDF elektroniniai parašai) ir kitų formatų (pvz.: CAdES (patobulintieji CMS elektroniniai parašai) elektroniniais parašais, specifikacijas.
Įstaigų parengtos elektroninio dokumento specifikacijos (toliau – specifikacijos) ar jų pakeitimai teikiami derinti Lietuvos vyriausiajam archyvarui ir tvirtinami įstaigų vadovų. Tačiau elektroninio dokumento specifikacijas savo sprendimu gali tvirtinti ir Lietuvos vyriausiasis archyvaras. Taigi įstaigos turi valdyti elektroninius dokumentus, atitinkančius Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo suderintas elektroninio dokumento specifikacijas.
Atsižvelgiant į tai, kad specifikacija yra dokumentas, kuriame aprašomos elektroninio dokumento formato techninės savybės, sudarymo ir tikrinimo reikalavimai, konkrečių specifikacijų taikymo aprėptis, elektroninių dokumentų rengimo ir (ar) priėmimo prievolė pagal konkrečias specifikacijas nuo šiol reglamentuojami atskiru Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3)-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“.
Šiuo metu Lietuvoje galioja trys Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintos (ADOC-V1.0, PDF-LT-V1.0, MDOC-V1.0) ir viena su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru suderinta specifikacija (EGAS-V1.0).
Rašytiniams dokumentams prilyginamų elektroninių dokumentų specifikacijos
Pagal ADOC-V1.0 ir PDF-LT-V1.0 specifikacijas rengiami rašytiniams dokumentams prilyginami elektroniniai dokumentai (raštai, įsakymai ar kiti dokumentai).
Įsigaliojus Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymams Nr. VE(1.3)-41, Nr. VE(1.3)-42, Nr. VE(1.3)-43), rašytiniams dokumentams prilyginami elektroniniai dokumentai iki 2017 m. sausio 1 d. turi būti rengiami taip, kad atitiktų ADOC-V1.0 specifikacijoje nustatytus reikalavimus (minėta data numatyta tikintis, kad iki šio laiko bus baigta rengti specifikacija ADOC-V2.0, todėl nuo 2017 m. sausio 1 d. įstaigos jau turės rengti ir priimti pastarąją specifikaciją atitinkančius dokumentus).
Nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys gali keistis tiek ADOC-V1.0, tiek PDF-LT-V1.0 specifikaciją atitinkančiais elektroniniais dokumentais, tačiau įstaigos iki 2017 m. sausio 1 d. turi prievolę priimti tik ADOC-V1.0 specifikaciją atitinkančius elektroninius dokumentus.
Iki 2015 metų vidurio numatoma pradėti teikti bendrą elektroninių dokumentų valdymo paslaugą, apimančią elektroninių dokumentų rengimą, tvarkymą ir saugojimą, skirtą nedidelę organizacinę struktūrą turinčioms valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms ir įmonėms. Kartu numatoma sukurti ADOC-V1.0 ir PDF-LT-V1.0 formato elektroninių dokumentų formavimo ir tikrinimo funkcionalumo integravimui į kitas sistemas skirtas bibliotekas, taip sumažinant šiuo metu eksploatuojamų sistemų (tarp jų ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų) pritaikymo darbui su specifikacijas atitinkančiais elektroniniais dokumentais kaštus. Pradėjus taikyti PDF-LT-V1.0 specifikaciją, įstaigoms prireiks atnaujinti turimas dokumentų valdymo sistemas, todėl numatytas pereinamasis laikotarpis – elektroninius dokumentus, atitinkančius specifikacijoje apibrėžtus A arba B lygmens dokumento reikalavimus, įstaigos privalės priimti tik nuo 2017 m. sausio 1 d.
Kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento specifikacijos
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymo Nr. VE(1.3)-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“ 4 punktu nustatoma, kad MDOC-V1.0 specifikacija taikoma įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Šiuo metu tokią specifikaciją atitinkantys elektroniniai dokumentai (per Valstybinės mokesčių inspekcijos Elektroninio deklaravimo informacinę sistemą teikiamos elektroninės deklaracijos) yra teikiami Valstybinei mokesčių inspekcijai prie Finansų ministerijos bei tikrinami šios įstaigos nustatyta tvarka (žr. Kompiuterio skaitomų elektroninių dokumentų kvalifikuoto elektroninio parašo taisyklės, patvirtintos Valstybinės mokesčių inspekcijos prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos viršininko 2010 m. rugsėjo 2 d. įsakymu Nr. VA-96).
Minėtojo įsakymo 5 punkte nustatyta, kad elektroninių dokumentų specifikacijos, suderintos su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, taikomos šias specifikacijas patvirtinusių įstaigų teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Lietuvoje šiuo metu yra viena tokio pobūdžio specifikacija – tai Elektroninės gyventojų aptarnavimo sistemos elektroniniu parašu pasirašyto dokumento specifikacija EGAS v1.0. Ši specifikacija yra patvirtinta Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos direktoriaus 2009 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. V-780. Specifikacijos paskirtis – apibrėžti reikalavimus, keliamus Elektroninėje gyventojų aptarnavimo sistemoje apdorojamiems elektroniniu parašu pasirašytiems dokumentams.
Elektroninių dokumentų valdymas
Elektroniniai dokumentai valdomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėse nustatytus elektroninių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus, o toliau saugoti valstybės archyvams perduodami pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklėse nustatytus reikalavimus.
Naujųjų teisės aktų ir kitų elektroninių dokumentų valdymą reglamentuojančių teisės aktų ryšiai
Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. V-156 „Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Aprašas), 10 punkte įtvirtinta nuostata, jog Likviduojamo dėl bankroto juridinio asmens bankroto proceso metu sudaryti dokumentai yra juridinio asmens veiklos dokumentai ir perduodami toliau saugoti laikantis Apraše nustatytų dokumentų perdavimo procedūrų.
Savivaldybės administracijai neperduotinais dokumentais laikytini dokumentai, kurie sudaromi ir teismui teikiami naudojantis LITEKO ir nėra valdomi kaip juridinio asmens veiklos dokumentai ar teikiami vykdant įstatyminio reglamentavimo prievolę ir teismo yra užregistruojami kaip gauti oficialieji dokumentai (ar įtraukiami į apskaitą teismų naudojamų sistemų priemonėmis).
Teikiame pavyzdį: LITEKO priemonėmis sudaromas ir teismui teikiamas prašymas su pridedamais dokumentais – sąskaitų faktūrų, posėdžio protokolo kopijomis. Pateiktas prašymas kartu su pridedamais dokumentais laikytini procesiniais likviduojamo dėl bankroto juridinio asmens bankroto proceso metu sudarytais dokumentais ir yra Lietuvos teismų veiklos dokumentai. Prie prašymo pridėtų dokumentų kopijų originalai ar skaitmeninės kilmės dokumentai, kuriuos juridinis asmuo iki pateikimo teismui valdė kaip veiklos dokumentus (t. y., šie dokumentai buvo sudaryti, gauti ir atitinkamai įtraukti į juridinio asmens apskaitą), laikytini juridinio asmens bankroto dokumentais ir turi būti perduoti savivaldybės administracijai.
Aprašo 23 punkte nustatytas likvidavimo proceso metu sudarytų likviduojamo juridinio asmens dokumentų saugojimo terminas juos perėmusioje įstaigoje – 10 metų (po procedūrų užbaigimo).
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 16 straipsnio 2 dalyje nurodyta, jog likviduojamos valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas norminiuose teisės aktuose, nėra pasibaigęs, perduodami likviduojamos institucijos, įstaigos ar įmonės funkcijų perėmėjui, o jeigu jo nėra, – savininko teises ir pareigas įgyvendinančiai institucijai ar jos įgaliotai įstaigai arba, jeigu likviduojamos valstybės institucijos, įstaigos ar įmonės savininko teises ir pareigas įgyvendinanti institucija yra Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respublikos Vyriausybė arba ministerija, – savivaldybei, kurios teritorijoje buvo valstybės institucijos, įstaigos ar įmonės buveinė.
Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnyje nurodyta, jog likviduojamos nevalstybinės organizacijos ir privataus juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės norminiuose aktuose, nėra pasibaigęs, turi būti perduoti savivaldybei, kurios teritorijoje buvo nevalstybinės organizacijos ar privataus juridinio asmens buveinė iki jo išregistravimo iš juridinių asmenų registro.
Asmenys (likvidatoriai, bankroto administratoriai), perduodantys likviduojamų valstybės ar savivaldybės institucijų, įstaigų ar įmonių, nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentus, ir šiuos dokumentus perimančios saugoti savivaldybių administracijos turi vadovautis Dokumentų ir archyvų įstatymu bei Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. V-156 „Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“ (toliau – Aprašas).
Atkreiptinas dėmesys į tai, jog minėtuose teisės aktuose įtvirtinta prievolė savivaldybių administracijoms perimti likviduojamų, ne likviduotų juridinių asmenų dokumentus, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs. Aprašo 1 punkte nustatyta, kad Aprašo reikalavimai nėra taikomi, kai juridinis asmuo likviduojamas Juridinių asmenų registro nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. lapkričio 12 d. nutarimu Nr. 1407 „Dėl Juridinių asmenų registro nuostatų patvirtinimo“, 199 ir 200 punktuose nustatyta tvarka.
Veikiančio juridinio asmens vadovas privalo užtikrinti tinkamą dokumentų išsaugojimą teisės aktais nustatytą laiką ir priimti sprendimus dėl dokumentų naikinimo. Šią juridinio asmens vadovo prievolę grindžiame Dokumentų ir archyvų įstatymo 4 straipsnio 4 dalyje įtvirtinta nuostata, jog privačių juridinių asmenų veiklos dokumentai yra jų nuosavybė, 12 straipsnio 1 dalies nuostatomis, įpareigojančiomis tinkamai išsaugoti dokumentus teisės aktais nustatytą laiką, bei 14 straipsnio 1 dalyje įtvirtinta nuostata, jog sprendimą dėl juridinio asmens dokumentų, kurių teisės aktais nustatytas minimalus saugojimo terminas pasibaigęs, naikinimo priima juridinio asmens vadovas.
Juridinio asmens likvidavimo ar bankroto atveju sprendimą dėl dokumentų naikinimo bei sprendimą dėl dokumentų perdavimo kitiems juridiniams asmenims teisės aktų nustatyta tvarka gali priimti likvidatorius ar bankroto administratorius. Dokumentų ir archyvų įstatymas nesuteikia įgaliojimų teisėsaugos institucijoms ar dokumentų saugojimo paslaugas, finansinės apskaitos, personalo administravimo ar kitos panašaus pobūdžio paslaugas teikiančioms įmonėms (toliau – paslaugų teikėjai) priimti sprendimus dėl dokumentų naikinimo ar perdavimo kitiems juridiniams asmenims.
SUSIDARANČIOS SITUACIJOS IR GALIMI SPENDIMO BŪDAI TEISĖSAUGOS INSTITUCIJOMS:
SUSIDARANČIOS SITUACIJOS IR GALIMI SPRENDIMO BŪDAI PASLAUGŲ TEIKĖJAMS:
Aprašo 7 punkte įtvirtinta nuostata, jog likvidatorius, organizuodamas likviduojamo juridinio asmens dokumentų perdavimą toliau saugoti, turi išsiaiškinti, ar likviduojamo juridinio asmens veiklos dokumentai ar dalis jų nebuvo perduoti saugoti asmeniui, turinčiam licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, ikiteisminį tyrimą atliekančioms ar kitoms institucijoms. Jei tokių atvejų nustatoma, likvidatorius turi perimti likviduojamo juridinio asmens dokumentus ir perduoti juos toliau saugoti Apraše nustatyta tvarka. Aprašo 8 punkte nustatyta, jog juridiniai ar fiziniai asmenys, pagal sutartinius įsipareigojimus saugantys likviduojamo juridinio asmens dokumentus ar šiais dokumentais disponuojantys kitais pagrindais, turi kreiptis į likvidatorius ir informuoti apie turimus likviduojamo juridinio asmens dokumentus. Taigi kol vyksta juridinio asmens likvidavimo procesas, paslaugų teikėjai turi dokumentus perduoti likvidatoriui, bankroto administratoriui ar juridinio asmens vadovui. Tais atvejais, kai viena iš sutarties šalių nevykdo sutartinių įsipareigojimų, paslaugų teikėjai turi teisę kreiptis į teismą ir savo teisėtus interesus ginti civilinio proceso tvarka. Paslaugų teikėjai likviduotų juridinių asmenų dokumentus turėtų saugoti tol, kol bus priimtas sprendimas ginant paslaugų teikėjo teises civilinio proceso tvarka.
Kadangi sprendimus dėl juridinio asmens dokumentų naikinimo ar perdavimo gali priimti tik juridinio asmens vadovas, o likvidavimo atveju – likvidatorius arba bankroto administratorius, o paslaugų tiekėjus ir juridinius asmenis sieja sutartiniai santykiai, dokumentų grąžinimo klausimai turėtų būti aptarti sutartyje. Tais atvejais, kai viena iš sutarties šalių nevykdo sutartinių įsipareigojimų, paslaugų teikėjai turi teisę kreiptis į teismą ir savo teisėtus interesus ginti civilinio proceso tvarka. Paslaugų teikėjai likviduotų juridinių asmenų dokumentus turėtų saugoti tol, kol bus priimtas sprendimas ginant paslaugų teikėjo teises civilinio proceso tvarka.
KITOS SITUACIJOS