Patikrinimų kontrolinis klausimynas

ATMINTINĖ LICENCIJŲ TURĖTOJAMS. KĄ REIKIA ŽINOTI APIE PLANINIUS PATIKRINIMUS

Licencijų turėtojų planinių patikrinimų pagrindas – Licencijų turėtojų planinių patikrinimų planas, kasmet ne vėliau kaip iki einamųjų metų sausio 31 d. patvirtinamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu.

Patikrinimų dažnumas – ne rečiau kaip kartą per 3 metus arba gavus licencijos turėtojo prašymą atlikti patikrinimą.

Kaip sužinoti apie planuojamus patikrinimus? Patvirtintas patikrinimų planas ne vėliau kaip per 3 darbo dienas skelbiamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje, o į planą įtraukti licencijų turėtojai informuojami individualiai, taip pat papildomai įspėjami ne vėliau kaip 10 darbo dienų prieš planuojamą patikrinimą.

Kas gali atlikti patikrinimus? Lietuvos vyriausiasis archyvaras, jo įgalioti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbuotojai ar Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu – valstybės archyvai.

Kas tikrinama? Dokumentų saugojimo sąlygos.

Kur tikrinama? Dokumentų saugyklose, kurių duomenys nurodyti licencijoje.

Kokiais kriterijais vadovaujamasi tikrinant? Vadovaujamais Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi kontroliniu klausimynu.

Kokius dokumentus privalo pateikti tikrinamas ūkio subjektas? Su saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi priežiūra susijusius duomenis ir dokumentus, taip pat juridinio asmens darbuotojo, atsakingo už licencijuojamą dokumentų saugojimo paslaugą, reikalaujamą darbo stažą patvirtinančius dokumentus.

Kaip įforminami patikrinimo rezultatai? Sudaromas Licencijuojamos dokumentų saugojimo paslaugos teikimo sąlygų laikymosi patikrinimo aktas ir licencijų turėtojai apie patikrinimo rezultatus informuojami paštu arba elektroniniu būdu.

Jei ūkio subjektas nenori sutikti su patikrinimo rezultatais? Ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo patikrinimo rezultatų gavimo dienos raštu arba per Integralią administracinių paslaugų sistemą turi pateikti pastabas ar paaiškinimus dėl patikrinimo rezultatuose nurodytų duomenų.

LICENCIJUOJAMOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO PASLAUGOS TEIKIMO SĄLYGŲ LAIKYMOSI KONTROLINIS KLAUSIMYNAS

Eil. Nr.	Klausimas	Taip	Ne	Pastabos
	Patalpų, kuriose saugomi popieriniai dokumentai, įrengimo reikalavimai
1.	Ar saugyklos įrengtos specialiai archyvui pastatytuose pastatuose arba dokumentams saugoti pritaikytose patalpose?	□	□
2.	Ar saugyklų aukštis yra ne mažesnis kaip 250 cm?	□	□
3.	Ar saugyklos apsaugotos nuo tiesioginės dienos šviesos?	□	□	Įrašoma tikslinamoji informacija
4.	Ar saugyklos apsaugotos nuo įsilaužimo?	□	□	Įrašoma tikslinamoji informacija
5.	Ar laikomasi reikalavimo, kad saugyklose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių?	□	□
6.	Ar ant saugyklos grindų ar sienų liuminescenciniais dažais pažymėta evakuacijos kryptis?	□	□
7.	Ar saugykloms apšviesti naudojami tinkamo tipo šviestuvai? (liuminescenciniai arba kaitriniai šviestuvai, turintys difuzorius ir šilumos sugeriamuosius filtrus)	□	□
8.	Ar atstumas tarp šviestuvo ir stelažo viršutinės lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm?	□	□
9.	Ar laikomasi reikalavimo, kad saugyklose neturi būti įrengtos darbo vietos?	□	□
10.	Ar stacionarieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką ir ne mažesnę kaip 80 cm pločio praeigą tarp stelažų eilių?	□	□
11.	Ar mobilieji stelažai išdėstyti paliekant ne siauresnį kaip 120 cm pagrindinį taką?	□	□
12.	Ar stelažų viršutinės lentynos yra uždengtos?	□	□
13.	Ar atstumas nuo grindų iki apatinės stelažo lentynos yra ne mažesnis kaip 15 cm?	□	□
14.	Ar saugyklose yra temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai?	□	□
15.	Ar saugyklų mikroklimato parametrai matuojami ir fiksuojami ne rečiau kaip kas antrą darbo dieną?	□	□	Tikrinimo metu pateikiami dokumentai
16.	Ar dokumentai saugomi apsauginiuose aplankuose, dėžutėse ir kt.?	□	□
17.	Ar laikomasi reikalavimo saugyklose dokumentų nelaikyti ant grindų, palangių?	□	□
18.	Ar laikomasi reikalavimo saugyklose nelaikyti pašalinių daiktų ir neužsiimti veikla, nesusijusia su dokumentų saugojimu?	□	□
	Patalpų, kuriose saugomi elektroniniai dokumentai, įrengimo reikalavimai ⃰
19.	Ar tarnybinių stočių patalpoje įrengta tikslios kontrolės oro kondicionavimo sistema (ne mažiau kaip du kondicionieriai, veikiantys pakopiniu rotacijos principu)?	□	□
20.	Ar tarnybinių stočių patalpoje įrengta stacionarioji gaisrų gesinimo sistema ir dūmų šalinimo sistema?	□	□
21.	Ar įrengtas reikiamo galingumo elektros įvadas bei įranga, užtikrinanti nepertraukiamą elektros tiekimą tarnybinėms stotims (pvz., nepertraukiamo maitinimo šaltiniai; keli nepriklausomi elektros įvadai; elektros generatorius)?	□	□
22.	Ar tarnybinėms stotims įrengta telekomunikacinių ryšių įvado greitaveika?	□	□
23.	Ar įrengta fizinės prieigos kontrolės sistema, užtikrinanti, kad į tarnybinių stočių patalpas pakliūtų tik autorizuotas personalas, ir išsauganti informaciją apie į patalpas patekusius asmenis?	□	□
24.	Ar laikomasi reikalavimo, kad tarnybinių stočių patalpose neturi būti dujotiekio, vandentiekio, lietaus kanalizacijos vamzdynų, elektros tranzitinių kabelių?	□	□
	Elektroninių dokumentų išsaugojimo reikalavimai
25.	Ar daromos atsarginės saugomų elektroninių dokumentų ir su jais susijusių duomenų kopijos?	□	□
26.	Ar duomenų kopijų saugojimo laikmenos ir įrenginiai tikrinami ne rečiau kaip kartą per dvejus metus, patikrinimo rezultatus fiksuojant pažymoje (apibūdinant esamą padėtį, aptiktas klaidas ir priemones, kurių imtasi klaidoms ar gedimams pašalinti)?	□	□
27.	Ar įdiegtos skaitmeninių saugyklų talpos fiksavimo priemonės ir kontrolės procedūros?	□	□
28.	Ar įdiegtos klaidų fiksavimo saugojimo laikmenose ir įrenginiuose priemonės ir numatytos klaidų pašalinimo procedūros?	□	□
29.	Ar numatytos informacijos apie elektroninių dokumentų (bylų) judėjimą (perkėlimą į kitą saugyklą) fiksavimo priemonės ir kontrolės procedūros?	□	□
30.	Ar bent kartą per dvejus metus įvertinamas elektroninių dokumentų vientisumui užtikrinti naudojamų priemonių (pvz., duomenų santraukos algoritmų) patikimumas, užfiksuojant patikrinimo rezultatus?	□	□
31.	Ar yra sudarytas ir bent kartą per dvejus metus peržiūrimas ir atnaujinamas saugomų dokumentų turinio formatų sąrašas?	□	□
32.	Ar po saugomų dokumentų turinio formatų sąrašo peržiūros prireikus atnaujinamos programinės priemonės, galinčios pateikti saugomų formatų elektroninių dokumentų turinį?	□	□
33.	Ar kaupiami ir išsaugomi elektroninio parašo ir elektroninio spaudo galiojimo patvirtinimo duomenys?	□	□
34.	Ar atliekama nuolatinė elektroninių parašų ir elektroninių spaudų bei sukauptų jų galiojimą patvirtinančių duomenų stebėsena, atsižvelgiant į sertifikatų galiojimo laiką, jų galimą sukompromitavimą, naudotų kriptografinių metodų silpimą kintant technologijoms?	□	□
35.	Ar kvalifikuoto elektroninio parašo ar kvalifikuoto elektroninio spaudo galiojimui patvirtinti naudojamos kvalifikuotos elektroninės laiko žymos?	□	□
	Papildomi reikalavimai elektroniniams dokumentams, saugomiems fizinėse laikmenose
36.	Ar elektroniniai dokumentai, saugomi fizinėse laikmenose, ne rečiau kaip kas trejus metus perrašomi į kitą laikmeną?	□	□	Šis reikalavimas netaikomas, jei laikmena (pvz. magnetinė juosta) pagal techninius (gamyklinius) parametrus užtikrina tvarų ilgalaikį išsaugojimą)
37.	Ar ant laikmenų spausdintuvu ar naudojant rašiklį, skirtą rašyti ant laikmenos, yra užrašyti apskaitos duomenys, pagal kuriuos būtų galima identifikuoti jose esančius elektroninius dokumentus?	□	□	Šis reikalavimas netaikomas, jei aprašomoji informacija (atsižvelgiant į naudojamą fizinę laikmeną) yra pridedama prie laikmenos (pvz., sąrašas ar pan.)
38.	Ar laikmenos, kuriose saugomi elektroniniai dokumentai ir jų atsarginės kopijos, turi unikalius numerius?	□	□
39.	Ar yra sudarytas elektroninių dokumentų ir jų atsarginių kopijų laikmenų sąrašas, kuriame nurodyta šių laikmenų saugojimo vieta?	□	□	Ši informacija gali būti užfiksuota ir kituose dokumentų apskaitos dokumentuose
40.	Ar užtikrinta, kad faktiškai saugomų elektroninių dokumentų skaičius atitiktų nurodytąjį apskaitos dokumentuose?	□	□

Pastaba. Kontroliniai klausimai parengti vadovaujantis Dokumentų saugojimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“.

⃰ Kai tikrinamas licencijos turėtojas elektroninių dokumentų saugojimui naudojasi trečiosios šalies teikiamomis elektroninių dokumentų prieglobos paslaugomis, klausimyno 19–24 klausimuose nurodytų reikalavimų patikrinimas nuvykus į vietą nėra atliekamas, tačiau licencijos turėtojas turi pateikti įrodymus (dokumentus), patvirtinančius, kad elektroninių dokumentų prieglobos paslaugų teikėjas, kurio infrastruktūroje fiziškai yra saugomi elektroniniai dokumentai, atitinka šiuos reikalavimus.

Atnaujinimo data: 2024-07-17