Darbo reglamentas

LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBOS DARBO REGLAMENTAS

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos (toliau – Tarnyba) darbo tvarką.

2. Reglamentas parengtas vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2010 m. gruodžio 15 d. nutarimu Nr. 1786 „Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos nuostatų patvirtinimo“, kitais norminiais teisės aktais ir atsižvelgiant į Pavyzdinį ministerijų darbo reglamentą, patvirtintą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. rugpjūčio 12 d. nutarimu Nr. 1002 „Dėl Pavyzdinio ministerijų darbo reglamento patvirtinimo“.

3. Tarnyba savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos Vyriausybės įstatymu, Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, kitais Lietuvos Respublikos įstatymais ir Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, Tarnybos nuostatais, kitais norminiais teisės aktais ir šiuo Reglamentu.

4. Tarnyba savo veiklą grindžia įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo ir kitais Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme nustatytais principais.

5. Tarnybai kitose valstybės institucijose ar įstaigose atstovauja Lietuvos vyriausiasis archyvaras arba pagal kompetenciją jo įgalioti kiti Tarnybos valstybės tarnautojai ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau kartu – darbuotojai)

II SKYRIUS

TARNYBOS DARBO ORGANIZAVIMAS

6. Tarnybai vadovauja Lietuvos vyriausiasis archyvaras. Lietuvos vyriausiasis archyvaras koordinuoja ir kontroliuoja Tarnybos administracijos padalinių – skyrių (toliau – administracijos padaliniai) ir valstybės archyvų veiklą per jų vadovus, nustato jiems uždavinius, duoda pavedimus. Darbuotojams, kurių pareigybės nėra priskirtos struktūriniams padaliniams, uždavinius nustato ir pavedimus duoda tiesiogiai Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

7. Lietuvos vyriausiojo archyvaro laikinai nesant, jo funkcijas atlieka jo įgaliotas valstybės tarnautojas.

8. Tarnybos administracijos padaliniams vadovauja jų vadovai – skyrių vedėjai (toliau – padalinių vadovai). Administracijos padalinio vadovo nesant, jo funkcijas atlieka Lietuvos vyriausiojo archyvaro paskirtas darbuotojas, kuriam tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme.

9. Tarnybos administracijos padaliniai savo veikloje vadovaujasi Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintais skyriaus nuostatais, administracijos padalinių vadovai ir kiti darbuotojai – pareigybių aprašymais.

10. Tarnybos einamieji veiklos klausimai aptariami Lietuvos vyriausiojo archyvaro ir administracijos padalinių vadovų pasitarimuose, kuriuose Lietuvos vyriausiojo archyvaro nurodymu gali dalyvauti ir kiti Tarnybos darbuotojai, bei visų Tarnybos darbuotojų susitikimuose, rengiamuose kas mėnesį.

11. Sprendžiamoms problemoms nagrinėti, teisės aktų projektams (išskyrus įstatymų, Lietuvos Respublikos Seimo ir Vyriausybės nutarimų projektus) rengti Tarnyboje gali būti sudaromos ir kitos patariamosios komisijos ar darbo grupės. Patariamųjų komisijų ar darbo grupių personalinę sudėtį ir, jei reikia, jų darbo reglamentus įsakymu tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

III SKYRIUS

TEISĖS AKTŲ PROJEKTŲ RENGIMAS

12. Tarnyba rengia teisės aktų (išskyrus įstatymų, Lietuvos Respublikos Seimo ir Vyriausybės nutarimų) projektus ir dalyvauja rengiant teisės aktų projektus, susijusius su dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo valstybiniu administravimu. Teisės aktai rengiami vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu (toliau – Teisėkūros pagrindų įstatymas), Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijomis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“, ir atsižvelgiant į Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus. Visi Tarnybos rengiami teisės aktų projektai turi būti suderinti su teisininku ir kalbos specialistu.

13. Lietuvos vyriausiasis archyvaras, atlikdamas teisės aktuose nustatytas funkcijas, priima ir pasirašo įsakymus. Prireikus Lietuvos vyriausiasis archyvaras gali priimti bendrus įsakymus kartu su kitų institucijų vadovais, jei tai numato įstatymai ir kiti teisės aktai.

14. Su Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais Tarnybos darbuotojai supažindinami Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

15. Su Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais, kuriuos privalo vykdyti, valstybės archyvai supažindinami Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis ne vėliau kaip kitą darbo dieną po įsakymo užregistravimo.

16. Lietuvos vyriausiojo archyvaro leidžiami norminiai teisės aktai – įsakymai, turi būti suderinti Teisėkūros pagrindų įstatyme ir Ministrų, Vyriausybės įstaigų, įstaigų prie ministerijų ir kitų Vyriausybei pavaldžių ir atskaitingų viešojo administravimo subjektų norminių teisės aktų projektų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1994 m. rugpjūčio 11 d. nutarimu Nr. 728 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento ir Ministrų, Vyriausybės įstaigų, įstaigų prie ministerijų ir kitų Vyriausybei pavaldžių ir atskaitingų viešojo 3 administravimo subjektų norminių teisės aktų projektų rengimo taisyklių patvirtinimo“ nustatyta tvarka. Teisės aktų projektai išvadoms iš suinteresuotų institucijų gauti teikiami per Teisės aktų informacinę sistemą (toliau – TAIS).

17. Lietuvos vyriausiojo archyvaro leidžiamų norminių teisės aktų projektai skelbiami Tarnybos interneto svetainėje Bendrųjų reikalavimų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų interneto svetainėms ir mobiliosioms programoms apraše, patvirtintame Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 18 d. nutarimu Nr. 480 „Dėl Bendrųjų reikalavimų valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų interneto svetainėms ir mobiliosioms programoms aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.

18. Išvadas ar pastabas ir siūlymus dėl pateiktų derinti teisės aktų projektų Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu rengia Tarnybos administracijos padaliniai pagal kompetenciją. Tais atvejais, kai teisės akto projektą įvertinti pavedama keliems administracijos padaliniams, kiekvienas padalinys rengia išvadą pagal savo kompetenciją, o jas, parengdamas raštą, apibendrina administracijos padalinio, kuris Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis skirtoje užduotyje nurodytas pirmasis, darbuotojas.

19. Išvados dėl pateiktų derinti teisės aktų projektų pateikiamos Lietuvos Respublikos Vyriausybės darbo reglamento nustatyta tvarka.

20. Valstybės institucijų ar įstaigų Tarnybai derinti pateiktus teisės aktų projektus Lietuvos vyriausiasis archyvaras derina tik po to, kai juos pakartotinai peržiūri išvadas dėl šių teisės aktų projektų rengę darbuotojai.

IV SKYRIUS

DOKUMENTŲ RENGIMAS, DERINIMAS IR PASIRAŠYMAS

21. Nustatytąja tvarka parengtus ir Lietuvos vyriausiajam archyvarui teikiamus pasirašyti įsakymus Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis derina už projektų parengimą atsakingi darbuotojai ir pagal kompetenciją administracijos padalinių vadovai.

22. Siunčiamus ir vidaus dokumentus Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis derina jų rengėjai ir pagal kompetenciją administracijos padalinių vadovai.

23. Parengtus dokumentus, siunčiamus valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims, kitų valstybių institucijoms ir įstaigoms ar jų vadovams, atsakymus į Lietuvos Respublikos Seimo narių užklausas, kitus jam priskirtus pasirašyti dokumentus pasirašo Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

24. Administracijos padalinių vadovai gali pasirašyti informacinio pobūdžio raštus, siunčiamus valstybės archyvams, valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, privatiems juridiniams ar fiziniams asmenims.

25. Kitus dokumentus (aktus, pažymas ir kt.), parengtus vykdant nustatytas funkcijas, suderinę su administracijos padalinių vadovais gali pasirašyti jų rengėjai.

26. Tarnybos sudaromi nuolat saugotini dokumentai ir siunčiami dokumentai pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu. Trumpai ir ilgai saugomi dokumentai, neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims gali būti pasirašomi elektroniniu parašu, neatitinkančiu kvalifikuotam elektroniniam parašui nustatytų 4 reikalavimų, kaip tai numatyta Lietuvos Respublikos elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų įstatyme.

27. Darbuotojų prašymai ar tarnybinio pobūdžio pranešimai, kurių rengimas nėra nustatytas norminiais teisės aktais, teikiami Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis. Šiuo atveju kiekvieno Tarnybos dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo slaptažodis yra laikomas tinkama darbuotojo identifikavimo priemone. Darbuotojo teikiamos informacijos patvirtinimas, užduočių skyrimas, perdavimas susipažinti, susipažinimas ar kiti reikalingi atlikti veiksmai atliekami Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

V SKYRIUS

LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS, MINISTRO PIRMININKO, KULTŪROS MINISTRO PAVEDIMŲ VYKDYMAS IR KONTROLĖ

28. Lietuvos vyriausiasis archyvaras užtikrina, kad Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko, kultūros ministro pavedimai būtų tinkamai ir laiku įvykdyti.

29. Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko ar Ministrui Pirmininkui pavedus – Ministro Pirmininko kanclerio, kultūros ministro pavedimus vykdyti nurodo Lietuvos vyriausiasis archyvaras, skirdamas užduotį Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

30. Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko ar Ministrui Pirmininkui pavedus – Ministro Pirmininko kanclerio, kultūros ministro (išskyrus pavedimus parengti atitinkamą norminio teisės akto projektą) pavedimai turi būti įvykdomi per 10 darbo dienų nuo jų gavimo ir užregistravimo Tarnyboje dienos, jei pavedime nenurodytas konkretus įvykdymo laikas.

31. Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko ar Ministrui Pirmininkui pavedus – Ministro Pirmininko kanclerio, kultūros ministro pavedimo kelių institucijų kompetencijai priklausančiais klausimais vykdymą organizuoja Tarnyba, jei ji pavedime nurodyta pirmoji. Jei pavedime Tarnyba nurodyta ne pirmoji, darbuotojas, kuriam pavesta vykdyti pavedimą, per 5 darbo dienas nuo pavedimo užregistravimo Tarnyboje dienos turi parengti atitinkamus siūlymus institucijai ar įstaigai, kuri pavedime nurodyta pirmoji.

VI SKYRIUS

TARNYBOS VIDAUS PAVEDIMAI

32. Tarnyboje duoti pavedimus ar skirti užduotis turi teisę:

32.1. Lietuvos vyriausiasis archyvaras – tiesiogiai Tarnybos darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, valstybės archyvų direktoriams;

32.2. administracijos padalinių vadovai – administracijos padalinio darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas.

33. Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimai gali būti duodami įsakymų, rašytinių pavedimų, užduočių Tarnybos dokumentų valdymo sistemoje ar žodine forma.

34. Administracijos padalinių vadovai Lietuvos vyriausiojo archyvaro jiems skirtą užduotį gali pavesti vykdyti administracijos padalinio konkretiems 5 darbuotojams. Kai užduotį turi vykdyti keli vykdytojai, atsakingas yra pirmasis vykdytojas. Už pavedimo įvykdymą laiku yra atsakingi visi vykdytojai.

35. Pavedimas (išskyrus pavedimą parengti atitinkamo norminio teisės akto projektą) turi būti įvykdytas ne vėliau kaip per 10 darbo dienų, jei pavedime nenurodytas konkretus pavedimo įvykdymo laikas.

36. Jei dėl objektyvių priežasčių būtina pratęsti terminą, per kurį turi būti įvykdytas pavedimas, Tarnybos dokumentų valdymo sistemoje gali būti prašoma atidėti vykdymo terminą, nurodant, dėl kokių priežasčių terminas turi būti pratęstas. Informacija apie Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimų vykdymo terminą yra prieinama Tarnybos dokumentų valdymo sistemoje.

VII SKYRIUS

DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

37. Tarnybos veiklos dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.

38. Tarnyboje parengti ir su jos veikla susiję gauti dokumentai (išskyrus dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos) nustatytąja tvarka registruojami atitinkamuose dokumentų registruose Tarnybos dokumentų valdymo sistemoje.

39. Dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, teisės aktų nustatyta tvarka tvarko ir įtraukia į apskaitą už įslaptintos informacijos administravimą atsakingi darbuotojai, paskirti Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu. Šie dokumentai registruojami ir apskaitomi vadovaujantis valstybės ir tarnybos paslapčių apsaugą reguliuojančiais norminiais teisės aktais.

40. Tarnybos darbuotojų elektroninio pašto adresais gauti elektroniniai dokumentai ir dokumentų skaitmeninės kopijos turi būti užregistruoti nustatytąja tvarka.

41. Dokumentų užduotys, supažindinimo žymos įforminamos ir pavedimai perduodami vykdytojams Tarnybos dokumentų valdymo sistemoje.

42. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, valdomi pagal Tarnybos dokumentacijos planą.

43. Dokumentacijos planą (prireikus – jo papildymų sąrašą) rengia ir teikia tvirtinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro įgaliotas darbuotojas.

44. Už administracijos padaliniuose sudaromų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai tvarkyti atsako administracijos padalinio darbuotojai, atsakingi už tų bylų sudarymą pagal dokumentacijos planą.

45. Užbaigtos popierinės bylos pagal bylų perėmimo aktą perduodamos darbuotojui, atsakingam už užbaigtų bylų apskaitą, kuris toliau jas tvarko, o nuolat saugotinus dokumentus perduoda toliau saugoti teisės aktų nustatyta tvarka. Šis reikalavimas nėra taikomas elektroninės formos byloms, kurios saugomos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

VIII SKYRIUS

TARPTAUTINIŲ SUTARČIŲ IR SUSITARIMŲ RENGIMAS IR SUDARYMAS, EUROPOS SĄJUNGOS REIKALŲ KOORDINAVIMAS

46. Tarnyba pagal savo kompetenciją palaiko ryšius ir bendradarbiauja su užsienio valstybių atitinkamomis institucijomis ir tarptautinėmis organizacijomis, dalyvauja rengiant tarptautinių sutarčių ir susitarimų projektus, įgyvendina tarptautinius projektus, gali sudaryti tarptautinius susitarimus su kitų valstybių ar tarptautinių organizacijų institucijomis, jei šiuose susitarimuose nėra teisiškai privalomų įpareigojimų Lietuvos Respublikos Vyriausybei, ministerijoms ir Vyriausybės įstaigoms.

47. Tarptautiniai susitarimai rengiami ir sudaromi vadovaujantis Lietuvos Respublikos tarptautinių sutarčių įstatymu ir Lietuvos Respublikos tarptautinių sutarčių rengimo ir sudarymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2001 m. spalio 1 d. nutarimu Nr. 1179 „Dėl Lietuvos Respublikos tarptautinių sutarčių rengimo ir sudarymo taisyklių patvirtinimo“.

48. Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu tarptautinių sutarčių ir susitarimų projektus pagal savo kompetenciją rengia konkretūs darbuotojai arba Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu sudaryta darbo grupė.

49. Europos Sąjungos reikalus Tarnyboje koordinuoja Lietuvos vyriausiojo archyvaro paskirtas darbuotojas.

50. Lietuvos Respublikos pozicija dėl Europos Sąjungos institucijų teisės aktų projektų Tarnybos kompetencijos klausimais rengiama, taip pat Europos Sąjungos teisės perkėlimas į Lietuvos Respublikos nacionalinę teisę ir jos įgyvendinimas vykdomas vadovaujantis Europos Sąjungos reikalų koordinavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. sausio 9 d. nutarimu Nr. 21 „Dėl Europos Sąjungos reikalų koordinavimo“, nustatyta tvarka

IX SKYRIUS

UŽSIENIO VALSTYBIŲ OFICIALIŲ ASMENŲ, TARPTAUTINIŲ INSTITUCIJŲ IR ORGANIZACIJŲ ATSTOVŲ IR KITŲ SVEČIŲ PRIĖMIMAS

51. Užsienio valstybių oficialių asmenų, tarptautinių institucijų ir organizacijų atstovų ir kitų svečių susitikimus Lietuvos vyriausiojo archyvaro pavedimu organizuoja už komunikaciją atsakingas Tarnybos darbuotojas ir prireikus kiti administracijos padalinių darbuotojai.

52. Susitikimo darbotvarkė ir kita susijusi medžiaga Lietuvos vyriausiajam archyvarui pateikiama ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas.

53. Apie numatomus Lietuvos vyriausiojo archyvaro susitikimus su užsienio, tarptautinių institucijų ir organizacijų oficialiais svečiais teisės aktų nustatyta tvarka informuojama Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerija.

54. Svečių priėmimo išlaidos padengiamos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 17 d. nutarimo Nr. 919 „Dėl reprezentacinių išlaidų“ nustatyta tvarka.

X SKYRIUS

VISUOMENĖS INFORMAVIMAS

55. Oficialią informaciją apie Tarnybos veiklą žiniasklaidai ir visuomenei teikia Lietuvos vyriausiasis archyvaras arba jo įgaliotas už komunikaciją atsakingas Tarnybos darbuotojas.

56. Lietuvos vyriausiasis archyvaras gali įpareigoti konkrečius Tarnybos darbuotojus parengti žiniasklaidai teikiamų pranešimų apie svarbiausius Tarnybos vadovybės susitikimus, kitus su Tarnybos kompetencija susijusius aktualius klausimus projektus. Visi žiniasklaidai ir (ar) visuomenei teikiami pranešimai turi būti peržiūrimi kalbos specialisto.

57. Informacija apie Tarnybos veiklą vykdant teisės aktų pavestas funkcijas teikiama Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją ir duomenų pakartotinio naudojimo įstatymo, kitų norminių teisės aktų nustatyta tvarka.

XI SKYRIUS

ASMENŲ APTARNAVIMAS, JŲ PRAŠYMŲ IR SKUNDŲ NAGRINĖJIMAS

58. Asmenys Tarnyboje aptarnaujami, jų prašymai ir skundai nagrinėjami Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo, Asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų ir skundų nagrinėjimo viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“, kitų teisės aktų nustatyta tvarka.

59. Už informacijos teikimą asmenims ryšio priemonėmis ar jiems apsilankius Tarnyboje ir aptarnavimą taikant vieno langelio principą atsako darbuotojai, kuriems tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme.

XII SKYRIUS

TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS

60. Tarnybos darbuotojų bei valstybės archyvų direktorių išvykimo į tarnybines komandiruotes klausimus, vadovaujantis Komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose ir regionų plėtros tarybose taisyklėmis ir Dienpinigių mokėjimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 „Dėl dienpinigių ir kitų komandiruočių išlaidų apmokėjimo“, sprendžia Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

61. Lietuvos vyriausiąjį archyvarą į komandiruotes Lietuvos Respublikos Vyriausybės įstatymo nustatyta tvarka siunčia Ministras Pirmininkas.

62. Lietuvos vyriausiasis archyvaras, numatydamas savo oficialius ar darbo vizitus į užsienio valstybes, ne vėliau kaip prieš savaitę (išskyrus iš anksto nenumatytus vizitus) informuoja Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministeriją apie išvykimo laiką, delegacijos sudėtį, numatomus oficialius susitikimus, šių susitikimų tikslus.

63. Valstybės archyvų direktoriai bei Tarnybos darbuotojai, numatantys vykti į komandiruotę Lietuvos Respublikos teritorijoje arba į komandiruotę į užsienį, Lietuvos vyriausiajam archyvarui turi pateikti nustatytos formos komandiruotės prašymą. Jei į komandiruotę vyksta keli Tarnybos darbuotojai, gali būti rengiamas bendras komandiruotės prašymas, kurį pasirašo visi vykstantys į komandiruotę darbuotojai.

64. Valstybės archyvų direktorių bei Tarnybos darbuotojų siuntimas į komandiruotes Lietuvos Respublikos teritorijoje (įskaitant siuntimą į komandiruotę vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje) arba į užsienį įforminamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimu (rezoliucija), patvirtinančia, jog komandiruotės prašymas suderintas. Komandiruotės prašymai, įforminus Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimą, Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis perduodami Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui.

65. Tarnybos darbuotojų Lietuvos vyriausiajam archyvarui teikiami komandiruotės prašymai Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis turi būti suderinti su Veiklos administravimo ir finansų skyriaus darbuotoju, vykdančiu finansų kontrolę. Tarnybos darbuotojai bei valstybės archyvų direktoriai, grįžę iš komandiruotės, darbuotojui, vykdančiam finansų kontrolę, ne vėliau kaip per 3 darbo dienas turi pateikti avanso apyskaitą ir atitinkamus dokumentus apie komandiruotės metu patirtas faktines išlaidas bei grąžinti nepanaudotą avanso likutį, jei avansas buvo išmokėtas. Išlaidos apmokamos tik tais atvejais, kai pateikiami jas įrodantys dokumentai.

66. Už komandiruotėje dirbtą darbą poilsio arba švenčių dienomis bei už kelionės laiką ne darbo valandomis valstybės archyvo direktoriaus, Tarnybos darbuotojo rašytiniu prašymu kompensuojama Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka.

67. Valstybės archyvų direktoriai ir Tarnybos darbuotojai, grįžę iš komandiruočių užsienyje ir Lietuvos Respublikos teritorijoje (išskyrus kai į komandiruotę vykstama vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje), ne vėliau kaip per 3 darbo dienas Lietuvos vyriausiajam archyvarui turi pateikti rašytinę atlikto darbo ir užduoties įvykdymo ataskaitą. Komandiruotės ataskaitos išvadų ir pasiūlymų skiltyje turi būti aiškiai atskleista kelionės nauda, pateikti argumentai dėl tolesnio bendradarbiavimo ir pan.

Kai į komandiruotę vyksta keli Tarnybos darbuotojai, gali būti rengiama bendra atlikto darbo ar užduoties įvykdymo ataskaita, kurią pasirašo visi į komandiruotę vykę darbuotojai.

XIII SKYRIUS

ATOSTOGŲ SUTEIKIMAS

68. Kasmetinės atostogos už kiekvienus darbo metus Tarnybos darbuotojams bei valstybės archyvų direktoriams suteikiamos Lietuvos vyriausiajam archyvarui pateikus atostogų prašymą. Mokymosi ar kūrybinės atostogos Tarnybos darbuotojams bei valstybės archyvų direktoriams suteikiamos ir apmokėjimo sąlygos nustatomos jų ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro susitarimu. Lietuvos vyriausiajam archyvarui atostogas Lietuvos Respublikos Vyriausybės įstatymo nustatyta tvarka suteikia kultūros ministras.

69. Tarnybos darbuotojai bei valstybės archyvų direktoriai, planuojantys išeiti kasmetinių ar tikslinių atostogų (mokymosi, nemokamų, kūrybinių, atostogų kvalifikacijai tobulinti ar kitų), Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis pateikia nustatytos formos prašymą ir jį suderina su tiesioginiu vadovu bei jį pavaduosiančiu darbuotoju. Jei darbuotojas pageidauja atostoginius gauti iki kasmetinių atostogų pradžios, prašymą dėl atostogų suteikimo, perkėlimo ar pratęsimo turi pateikti ne vėliau kaip prieš 7 darbo dienas, jei nepageidauja – ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas. Prašymas dėl tikslinių atostogų (išskyrus tėvystės atostogas ar atostogas vaikui prižiūrėti) ir papildomų poilsio dienų ar laisvo laiko suteikimo turi būti teikiamas ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas, išskyrus atvejus, kai dėl objektyvių priežasčių tikslinės atostogos ar papildomos poilsio dienos ar laisvas laikas turi būti suteiktas anksčiau nei po 3 darbo dienų. Valstybės archyvų direktoriai turi užtikrinti sklandžią jų vadovaujamų archyvų veiklą, savo atostogų metu archyvo direktoriaus funkcijas pavesdami atlikti jį pavaduosiančiam valstybės tarnautojui. Tarnybos administracijos padalinių vadovai tiesiogiai atsako už efektyvią ir nenutrūkstamą jų vadovaujamų administracijos padalinių veiklą ir pradėtų procesų perimamumą, todėl iš anksto turi numatyti darbuotojus, kurie konkretaus darbuotojo atostogų metu atliks jo vykdytas funkcijas, tęs pradėtas užduotis ar pradėtus vykdyti pavedimus.

70. Sprendimas leisti atostogų įforminamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro rezoliucija Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis. Valstybės archyvų direktorių ar Tarnybos darbuotojų prašymai su Lietuvos vyriausiojo archyvaro sprendimu Tarnybos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis perduodami Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui.

71. Esant tarnybiniam būtinumui valstybės archyvų direktoriai ir Tarnybos darbuotojai gali būti atšaukti iš kasmetinių atostogų tik tuo atveju, kai Lietuvos vyriausiajam archyvarui yra pateiktas motyvuotas administracijos padalinio vadovo ar kito darbuotojo tarnybinis pranešimas apie esantį tarnybinį būtinumą atšaukti valstybės archyvo direktorių, Tarnybos darbuotoją iš kasmetinių atostogų ir yra gautas iš atostogų atšaukiamo asmens rašytinis sutikimas.

XIV SKYRIUS

DARBUOTOJŲ MOKYMAS

72. Tarnybos darbuotojų mokymas organizuojamas Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka, vadovaujantis Aukštesniųjų vadovų kompetencijų ugdymo ir valstybės tarnautojų kvalifikacijos tobulinimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. lapkričio 28 d. nutarimu Nr. 1176 „Dėl Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo įgyvendinimo“, atsižvelgiant į šiuo nutarimu patvirtintą Valstybės tarnautojų kvalifikacijos tobulinimo prioritetų sąrašą, taip pat Archyvų srities profesinių kompetencijų aprašu, tiesioginių vadovų siūlymus (rekomendacijas), pačių darbuotojų nurodytus poreikius ir įstaigos strateginius tikslus bei finansines galimybes.

XV SKYRIUS

VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ SKATINIMAS

73. Darbuotojai gali būti skatinami Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo, Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų darbuotojų darbo apmokėjimo ir komisijų narių atlygio už darbą įstatymo, kitų darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbuotojų motyvavimo sistemos tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugsėjo 23 d. įsakymu Nr. VE (1.3 E)-44 „Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbuotojų motyvavimo sistemos tvarkos aprašo patvirtinimo“, nustatyta tvarka.

XVI SKYRIUS

REIKALŲ PERDAVIMAS KEIČIANTIS TARNYBOS VALSTYBĖS TARNAUTOJAMS IR DARBUOTOJAMS, VALSTYBĖS ARCHYVŲ DIREKTORIAMS

74. Atleidžiami iš pareigų Tarnybos darbuotojai darbo priemones, įgytas už Tarnybos lėšas (nešiojamąjį kompiuterį ir jo priedus, mobilųjį telefoną, SIM kortelę, patalpų, seifo raktus, įeigos kortelę, valstybės tarnautojo pažymėjimą, darbuotojo pažymėjimą ir kt.) privalo perduoti administracijos padalinio vadovui, o reikalus (nebaigtas vykdyti užduotis, nebaigtus spręsti klausimus, dokumentų bylas) – administracijos padalinio vadovo paskirtam darbuotojui.

75. Keičiantis valstybės archyvo direktoriui, reikalai perduodami direktoriaus pavaduotojui arba kitam archyvo valstybės tarnautojui, kuriam Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu pavesta laikinai atlikti valstybės archyvo direktoriaus funkcijas. Paskyrus naują valstybės archyvo direktorių, reikalai perduodami naujai paskirtam valstybės archyvo direktoriui.

76. Reikalai perduodami pagal valstybės archyvo reikalų perdavimo ir priėmimo aktą, kurį pasirašo reikalus perduodantis ir perimantis asmenys ir tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

XVII SKYRIUS

ANTSPAUDO NAUDOJIMAS

77. Tarnyba turi antspaudą su Lietuvos valstybės herbu ir savo pavadinimu.

78. Tarnybos antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako Lietuvos vyriausiasis archyvaras. Lietuvos vyriausiojo archyvaro laikinai nesant, jo funkcijas atlieka ir antspaudą turi jo įgaliotas valstybės tarnautojas.

79. Tarnybos antspaudas naudojamas, gaminamas, saugomas, įtraukiamas į apskaitą ir sunaikinamas teisės aktų nustatyta tvarka.

XVIII SKYRIUS

TARNYBINIO TRANSPORTO IR MOBILIŲJŲ TELEFONŲ

NAUDOJIMAS

80. Tarnybos tarnybinis transportas naudojamas vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintomis Tarnybinio lengvojo automobilio naudojimo taisyklėmis.

81. Tarnybos darbuotojams darbo reikmėms suteikiami tarnybiniai mobilieji telefonai arba SIM kortelės, jei darbuotojas darbo reikmėms pageidauja naudotis asmeniniu telefonu. Kilus problemų ar neaiškumų, susijusių su tarnybinio mobiliojo telefono technine būkle, garantiniu aptarnavimu ar mobiliojo ryšio paslaugų teikimu, taip pat prireikus gauti telefono pokalbių išklotinę, darbuotojas turi kreiptis į Tarnybos atsakingą darbuotoją.

Už padarytą žalą, atsiradusią dėl netinkamo naudojimosi mobiliuoju telefonu, darbuotojas privalo atlyginti Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka.

XIX SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

82. Tarnyboje asmens duomenų apsauga užtikrinama vadovaujantis Asmens duomenų tvarkymo ir duomenų subjektų teisių įgyvendinimo valstybinėje archyvų sistemoje taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. rugsėjo 13 d. įsakymu Nr. VE-43, nustatyta tvarka, atsižvelgiant į Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. spalio 31 d. įsakymo Nr. „Dėl Asmens duomenų apsaugos organizacinių ir techninių priemonių Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje sąrašo patvirtinimo“ nuostatas.

83. Reglamentas skelbiamas Tarnybos interneto svetainėje.