Dažniausiai užduodami klausimai

1. Dokumentų saugojimo terminų nustatymas.

• Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė (toliau – Rodyklė) nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių vidaus administravimo dokumentų, taip pat nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų vidaus administravimo dokumentų, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, minimalius saugojimo terminus.
• Rodyklėje nustatyti minimalūs dokumentų saugojimo terminai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, kurių saugojimo procesas tęsiasi.

Pagal įsigalėjusią teisės aktų normų taikymo praktiką, kai yra vieną veiklos sritį reglamentuojantys du norminiai teisės aktai, vadovaujamasi paskutiniuoju (vėlesniuoju) norminiu teisės aktu. Taigi tuo atveju, kai iki Rodyklės įsigaliojimo vidaus administravimo dokumentams buvo nustatytas ilgesnis saugojimo terminas ir dokumentų saugojimo procesas dar tęsiasi, taikomas vėliausioje Rodyklėje nustatytas saugojimo terminas, pvz., iki 2024 m. spalio 1 d. galiojusioje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje asmens bylos dokumentams buvo nustatytas 10 m. saugojimo terminas (pasibaigus tarnybos (darbo) santykiams). Nuo 2024 m. spalio 1 d. įsigaliojus Rodyklei, šiems dokumentams  (2.2 papunktis) numatomas saugojimo terminas 3 m. (nuo tarnybos (darbo) santykių pabaigos). Taigi tiek iki 2024 m. metų, tiek vėliau užbaigtoms asmens byloms taikomas vėliausioje Rodyklėje nustatytas saugojimo terminas – 3 m. (nuo tarnybos (darbo) santykių pabaigos).

• Dokumentų saugotojas savo veiklos dokumentus gali nuspręsti saugoti ilgiau, nei nustatyta Rodyklėje. Tokiu atveju dokumentacijos plane nurodomas Rodyklės punktas (papunktis), kuriame nustatytas šių dokumentų minimalus (trumpesnis) saugojimo terminas. Priimant sprendimą dėl teisės aktais nustatyto minimalaus dokumentų saugojimo termino pratęsimo turi būti atsižvelgiama ne tik įstaigos ir susijusių asmenų prievoles bei teisėtus interesus, bet ir asmens duomenų tvarkymo principus.
• Jei centrinio valstybinio administravimo subjekto patvirtintoje atitinkamos srities dokumentų saugojimo terminų rodyklėje konkretiems vidaus administravimo dokumentams nustatytas trumpesnis saugojimo terminas nei numatytasis Rodyklėje, šiems dokumentams taikytinas Rodyklėje nustatytas saugojimo terminas. Jei atitinkamos srities dokumentų saugojimo terminų rodyklėje vidaus administravimo dokumentus nustatyta saugoti ilgiau, nei numatyta Rodyklėje, pagal Rodyklės 2.4 papunkčio nuostatas gali būti taikomas šis ilgesnis saugojimo terminas, dokumentacijos plane nurodant atitinkamos srities rodyklės punktą (papunktį).
• Įstaigos likvidavimo atveju dokumentams, kuriuos buvo nuspręsta saugoti ilgiau, nei nustatyta Rodyklėje, taikytini Rodyklėje nustatyti minimalūs saugojimo terminai. Šis reikalavimas netaikomas dokumentams, kurie valstybės archyvo sprendimu saugotini nuolat.

2. Dokumentų saugojimas nuolat.

• Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje atsisakyta 4 grafos, kurioje būdavo nurodytas saugojimo terminas nuolat ar valstybės archyvo sprendimu – nuolat.
• Šis sprendimas priimtas atsižvelgus į Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 4 dalies nuostatą, jog sprendimą, kurie valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentai turi būti saugomi nuolat, priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras ar jo įgalioti valstybės archyvai.
• Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės 3 punkte numatyta, jog valstybės archyvams suteikiami įgaliojimai, atsižvelgiant į dokumentuose užfiksuotos informacijos išliekamąją vertę, spręsti, kurie įstaigos konkretūs dokumentai turi būti saugomi nuolat. 
• Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, 46 punkte įtvirtinta nuostata, jog sprendimus dėl trumpai ar ilgai saugomų dokumentų saugojimo ar naikinimo priima įstaigos vadovas, dėl nuolat saugomų dokumentų – valstybės archyvas, kuriam dokumentai perduodami toliau saugoti.
• Taigi sprendimą dėl konkrečių dokumentų saugojimo nuolat priima valstybės archyvai. Šis sprendimas priimamas su valstybės archyvu derinant dokumentų apskaitos dokumentus (dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą, bylų apyrašų sąrašą, bylų apyrašą ar jo tęsinį, naikinimo aktą).
• Valstybės archyvai sprendimą dokumentus saugoti nuolat gali priimti dėl visų įstaigos veiklos dokumentų, t. y., tiek dėl dokumentų, sudaromų įstaigai vykdant vidaus administravimo funkcijas, tiek dėl dokumentų, sudaromų įstaigai vykdant jai priskirtas specialiąsias funkcijas. 
• Rengiant 2025 m. dokumentacijos planus rekomenduojama byloms, kurioms 2024 m. dokumentacijos plane buvo numatytas saugojimo terminas nuolat ar valstybės archyvo sprendimu nuolat, jo nekeisti. Tokiu atveju dokumentacijos plano skiltyje, kurioje nurodoma teisės akto ir jo punkto nuoroda, turėtų būti nurodomas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymo Nr. V-100 „Dėl Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ 3 punktas. Siūloma teisės akto santrumpos nuoroda, pvz., – LVA įsak. 3 p.

3. Atvejai, kai dokumentų saugojimo terminas norminiuose teisės aktuose nėra nustatytas.

• Pagal Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo 2 straipsnio 17 dalyje pateiktą vidaus administravimo apibrėžtį, vidaus administravimui nepriskirtinos tokios sritys kaip teisėkūra, strateginis veiklos planavimas ir pan. Todėl Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje nustatyti tik vidaus administravimo srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminai.
• Pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalyje įtvirtintas nuostatas, valstybės ir savivaldybių institucijos,įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.
• Pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 3 dalį, centriniai valstybinio administravimo subjektai rengia ir, suderinę su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, tvirtina šiems subjektams priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodykles.
• Jei centrinio valdymo subjektų tvirtinamose rodyklėse ar kituose teisės aktuose (pvz., ministrų įsakymuose ir kt.) dokumentų saugojimo terminai nėra nustatyti, rengiant 2025 m. ir vėlesnių metų dokumentacijos planus rekomenduojama numatyti 2024 m. dokumentacijos planuose nurodytus dokumentų saugojimo terminus.
• Tais atvejais, kai priimamas sprendimas dėl dokumentų saugojimo termino pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalį, dokumentacijos plano skiltis, kurioje nurodoma teisės akto, kuriuo remiantis nustatomas dokumentų saugojimo terminas, santrumpa ir punkto (ar punktų) nuoroda paliekama tuščia

4. Dokumentų tvarkymas.

• Dokumentų saugotojas, teisės aktų nustatyta tvarka atlikęs dokumentų vertės ekspertizę, gali į ilgai saugomų bylų apyrašus įrašytiems dokumentams taikyti Rodyklėje nustatytą minimalų saugojimo terminą ir atrinkti juos naikinti arba dokumentų saugojimo terminą pratęsti.
• Pasibaigus Rodyklėje nustatytiems minimaliems saugojimo terminams, teisės aktų nustatyta tvarka atrenkami naikinti gali būti tik tie dokumentai, kurie jau nėra aktualūs įstaigos veiklos procesams. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 14 straipsnio 1 dalyje įtvirtinta nuostata, jog dokumentus galima naikinti atlikus jų vertės ekspertizę, kai pasibaigia norminių teisės aktų nustatyti dokumentų saugojimo terminai. <…>. Dokumentų vertės ekspertizės reikšmingumo kriterijai nustatyti Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, 44 punkte. Pvz., įstaigos valdymo organo priimtas teisės aktas, kuriuo tvirtinamas įstaigos vidaus tvarkos aprašas, pareigybių aprašymai ir pan., negali būti atrenkamas naikinti praėjus minimaliam 10 m. saugojimo terminui, jei jis nėra pripažintas netekusiu galios ar patvirtintu vidaus tvarkos aprašu organizuojama ir vykdoma įstaigos veikla, ar pagal patvirtintą pareigybės aprašymą įstaigoje yra dirbančių asmenų ir pan.

5. Dokumentacijos planų rengimas.

• Dokumentacijos plano įvadinės dalies pavyzdys, jei dokumentų saugojimo terminai nustatomi tiek pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalį, tiek pagal Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės 3 punktą, kitas rodykles ar teisės aktus:

Dokumentų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalimi, Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymo Nr. V-100 „Dėl Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ 3 punktu (toliau – LVA įsak. 3 p.), Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ (toliau – VAD). (Jei taikoma, gali būti nurodyti kiti teisės aktai, kuriuose nustatyti į dokumentacijos planą įrašytų dokumentų saugojimo terminai (pvz., ministrų įsakymai) ir kitos dokumentų saugojimo terminų rodyklės (pvz.: Ikimokyklinio, priešmokyklinio, bendrojo ugdymo, kito vaikų neformaliojo ugdymo švietimo programas vykdančių švietimo įstaigų veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto ministro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. V-1511 „Dėl Ikimokyklinio, priešmokyklinio, bendrojo ugdymo, kito vaikų neformaliojo ugdymo švietimo programas vykdančių švietimo įstaigų veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ (toliau – UR), Notaro profesinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė, patvirtinta Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2012 m. spalio 15 d. įsakymu Nr. 1R-254 „Dėl Notaro profesinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“(toliau – NR), ar kt.).

• Atkreiptinas dėmesys į tai, jog centrinio valdymo subjektų tvirtinamos dokumentų saugojimo terminų rodyklės dokumentacijos plano įvadinėje dalyje gali būti nurodomos tik tuo atveju, jei jos taikomos pagal įstaigos teisės aktais jai priskirtas funkcijas, pvz., Notaro profesinės veiklos saugojimo terminų rodyklė nurodoma tik notarų dokumentacijos planų įvadinėje dalyje, Valstybės archyvų kompetencijos srityje sudaromų dokumentų saugojimo terminų rodyklė nurodoma tik valstybės archyvų dokumentacijos planų įvadinėje dalyje ir t. t.

6. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės ir nuo 2024-10-01 galiojančios Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklės punktų sąsajos ir papildoma informacija dėl dokumentacijos planų rengimo.

Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 1.73 straipsnio 2 dalis leidžia šalims keistis atskirais dokumentais. Viena šalis gali rengti ADOC formato elektroninį dokumentą, o kita – PDF formato elektroninį dokumentą (sudarant dvi rinkmenas), tačiau reikia įvertinti tai, kad šiuo atveju abiem šalims teks išsaugoti abu skirtingais formatais parengtus elektroninius dokumentus ir užtikrinti abiejų elektroninių dokumentų elektroninių parašų ilgalaikį galiojimą.

Sudarant vieną elektroninio dokumento rinkmeną (kai į ADOC formato elektroninio dokumento paketą įkeliamas  kitos šalies kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas PDF formato elektroninis dokumentas), reikia įvertinti šiuos aspektus:

• tokio skirtingais kvalifikuoto elektroninio parašo formatais pasirašyto elektroninio dokumento rengimas nėra reglamentuotas teisės aktuose, todėl įstaiga pati turės prisiimti riziką dėl šio dokumento valdymo ir saugojimo;
• norint patikrinti skirtingais formatais sudarytą ir pasirašytą elektroninį dokumentą, reikės naudoti dvi skirtingas priemones: viena jų patikrinti ADOC formato elektroninius dokumentus, pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu, kita – PDF formato elektroninius dokumentus, pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu;
• jei į PDF formato elektroninio dokumento kvalifikuoto elektroninio parašo sudėtį nebus iš anksto (prieš pasirašant šį dokumentą ADOC formatu) įtraukti elektroninio parašo galiojimą patvirtinantys duomenys, bus sudėtinga užtikrinti tokio PDF formato elektroninio dokumento elektroninio parašo ilgalaikį galiojimą.

Atsižvelgiant į tai, dokumentą (sutartį) sutarties šalims rekomenduojama sudaryti ir pasirašyti tuo pačiu sutartu elektroninio dokumento formatu – arba ADOC, arba PDF.

Šiuo metu galiojančių Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 18 punkto antrojoje pastraipoje nustatyta, kad kvalifikuotų elektroninių parašų ar kvalifikuotų elektroninių spaudų galiojimo įrodymams išsaugoti gali būti naudojamos tik kvalifikuotos elektroninės laiko žymos. Toks reikalavimas galioja nuo 2017-01-01. Svarbu tai, kad tik tokioms (kvalifikuotoms) elektroninėms laiko žymoms taikoma prezumpcija dėl datos ir laiko, kurie joje nurodomi, tikslumo be jokių papildomų susitarimų.Kvalifikuotos elektroninės laiko žymos sąvoka apibrėžta eIDAS reglamento 3 str. 34 punkte (pilnas reglamento pavadinimas toks - 2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinama Direktyva 1999/93/EB, prieiga internetu http://eur-lex.europa.eu/legal-content/LT/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=EN).

Kvalifikuotų elektroninių laiko žymų kūrimo paslaugas galima įsigyti tik iš Kvalifikuotų patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjų, kurie turi teisę tokią paslaugą teikti ir dažniausiai dėl tokių paslaugų yra sudaromi atskiri susitarimai tarp paslaugų teikėjo ir asmens (tai gali būti tiek fizinis, tiek ir juridinis asmuo), kuris naudos elektroninių laiko žymų kūrimo paslaugas

Informacija apie kvalifikuotus patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjus bei jų teikiamas kvalifikuotas patikimumo užtikrinimo paslaugas (tame tarpe ir kvalifikuotų elektroninių laiko žymų kūrimo paslaugas) yra skelbiama Patikimuose sąrašuose (angl. Trusted Lists).  Lietuvos Patikimą sąrašą rasite adresu: http://www.rrt.lt/lt/vartotojui/elektroninis-parasas_358/tsl-1.html, tačiau šis sąrašas yra skirtas mašininiam apdorojimui ir daugiau naudingas sistemų kūrėjams.

Vartotojai tikslią informaciją apie ES šalyse įsisteigusius Kvalifikuotus patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjus (taip pat ir turinčius teisę teikti kvalifikuotų elektroninių laiko žymų kūrimo paslaugas) gali peržiūrėti šiuo adresu: https://webgate.ec.europa.eu/tl-manager/ (reikėtų pasirinkti - EU Trust Backbone), o bendrą informaciją apie Lietuvos kvalifikuotus patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjus taip pat galima rast ir Ryšių reguliavimo tarnybos interneto svetainėje, adresu: http://www.rrt.lt/lt/vartotojui/elektroninis-parasas_358/paslaugu-teikejai_770.html

PERDUOTINI SAUGOTI LIKVIDUOJAMOS ĮMONĖS DOKUMENTAI. PAGRINDINĖS SĄVOKOS.

Įmonės dokumentai yra visi oficialūs įmonės veiklos dokumentai, kurie tvirtina teisinius santykius, finansines operacijas ir įmonės veiklą. Tai apima steigimo dokumentus, finansų valdymo ir apskaitos dokumentus, įmonės sutartis, ataskaitas ir kitus dokumentus, susijusius su įmonės veikla (parengtus ir (ar) vykdytus projektus, suteiktas paslaugas ir pan.). Įmonės bankroto proceso metu sudaryti dokumentai (kreditorių susirinkimų protokolai, ataskaitos ir kt.) taip pat yra įmonės veiklos dokumentai.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme apibrėžtos sąvokos:

• veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai;
• oficialusis dokumentas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į apskaitą;
• saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti išsaugotas.

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, apibrėžtos sąvokos:

• byla – pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų ir (ar) su jais susijusios informacijos rinkinys;
• bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas;
• dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, aprašymo ir įrašymo į apskaitos dokumentus procesas;
• ilgai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nuo 26 iki 100 metų (ilgai saugomiems dokumentams priskirtinos darbo sutartys ir jų priedai, autorinės, atlikėjo intelektinių paslaugų teikimo sutartys, darbų (kūrinių) priėmimo aktai, įsakymai personalo klausimais, darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai (pvz., darbo užmokesčio išmokėjimo žiniaraščiai), profesinių ligų priežasčių tyrimo aktai, profesinių ligų patvirtinimo aktai, Centrinės darbo medicinos ekspertų komisijos išvados ir kiti tyrimo dokumentai, darbo sąlygų ir aplinkos, profesinės rizikos, darbuotojų saugos ir sveikatos būklės tyrimo, vertinimo ir kontrolės dokumentai. Ilgai saugomi gali būti ir kiti įstaigos veiklos dokumentai, sudaromi vykdant specialiąsias funkcijas;
• trumpai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas iki 25 metų (trumpai saugomiems dokumentams priskirtini įstaigos veiklos organizavimo dokumentai, tokie kaip sprendimai veiklos organizavimo klausimais, posėdžių dokumentai (protokolai), metinės finansinės ir biudžeto vykdymo ataskaitos (ataskaitų rinkiniai ir kt.), finansiniai dokumentai, pirkimo ar paslaugų sutartys, prekių ar paslaugų perėmimo aktai, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, nelaimingų atsitikimų darbe aktai, viešųjų pirkimų dokumentai, projektų valdymo dokumentai, turto administravimo ir kiti dokumentai. Trumpai saugomi gali būti ir kiti įstaigos veiklos dokumentai, sudaromi vykdant specialiąsias funkcijas.

KAM PERDUODAMI ĮMONĖS DOKUMENTAI TOLIAU SAUGOTI?

Dokumentai perduodami savivaldybės administracijai, kurios teritorijoje buvo įmonės buveinė iki jos išregistravimo iš Juridinių asmenų registro.

KOKIE ĮMONĖS DOKUMENTAI PERDUODAMI TOLIAU SAUGOTI?

Perduodami visi įmonės veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės norminiuose aktuose ar pačios įmonės (jei buvo taikyta Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalis), nėra pasibaigęs, nepriklausomai nuo dokumento formos (popierinis, elektroninis, vaizdo ir (ar) garso įrašas, nuotraukos).

Dokumentai toliau saugoti perduodami pagal nustatytos formos dokumentų perdavimo aktą (Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. V-156 „Dėl Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“, 2 priedas), parengiama įmonės istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma (Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, 25 punktas), kurioje nurodomi perduodami dokumentai, taip pat ir tie dokumentai, kuriuose yra komercinės paslapties ar dokumentų, prieiga prie kurių ribojama įstatymų nustatyta tvarka.

Išsamesnės informacijos apie dokumentų perdavimą galima rasti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje (archyvai.lrv.lt) Dažniausiai užduodamų klausimų skyriuje „Klausimai dėl dokumentų ir archyvų valdymo“).

KOKIOS FORMOS DOKUMENTAI PERDUODAMI SAUGOTI TOLIAU?

Toliau saugoti perduodami ne tik popieriniai, bet ir kitų formų dokumentai (elektroniniai ADOC, PDF, ASiC ar kitais formatais, vaizdo ir (ar) garso įrašai, nuotraukos). Perduodant skaitmeninės kilmės dokumentus, sudaromas laikmenų sąrašas, kurį įmonės likvidatorius turi nurodyti savivaldybės administracijai teikiamame prašyme.

Suskaitmeninti dokumentai (popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos) perduodami tik tais atvejais, kai popierinio dokumento skaitmeninė kopija buvo gauta iš kito subjekto, užregistruota ir priskirta atitinkamai bylai arba kai įmonėje buvo taikyta Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 3 dalis ir Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 „Dėl Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo“ (šiuo atveju įmonės likvidatorius turi pateikti sprendimą dėl popierinių dokumentų saugojimo elektronine forma).

KURIE ĮMONĖS DOKUMENTAI GALI BŪTI NEPERDUODAMI?

Savivaldybės administracijai neperduotinais dokumentais laikomi dokumentai, sudaromi ir teismui teikiami naudojantis LITEKO, taip pat dokumentai, teikiami vykdant įstatyminio reglamentavimo prievolę ir teismo užregistruoti kaip gauti oficialieji dokumentai (ar įtraukiami į apskaitą teismų naudojamų sistemų priemonėmis). Informacijos apie perdavimą galima rasti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje (archyvai.lrv.lt) Dažniausiai užduodamų klausimų skyriuje „Klausimai dėl dokumentų ir archyvų valdymo“.

KAIP ĮMONĖS DOKUMENTAI TURI BŪTI SUTVARKYTI?

Viešojo sektoriaus įstaigų dokumentų tvarkymą įstaigose reglamentuoja Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“. Dokumentai turi būti susisteminti į bylas pagal įstaigos dokumentacijos planą ir sutvarkyti pagal minėtųjų taisyklių 60–64 punktuose nustatytus reikalavimus.

Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, yra nustatyti bendrieji tvarkymo ir apskaitos reikalavimai, taikomi įvairių teisinių formų organizacijoms ir privatiems juridiniams asmenims. Esminiai reikalavimai:

Trumpai saugomų dokumentų tvarkymas.Dokumentai turi būti susisteminti į bylas (popierines, elektronines, vaizdo ir (ar) garso), kurios turi turėti aprašomuosius duomenis: bylos sudarytoją (įmonės pavadinimas), bylos antraštę (bylai priskirtų dokumentų apibendrintą pavadinimą), chronologines ribas (nurodomi bylos užbaigimo metai).

Sudaromi nustatytos formos užbaigtų bylų sąrašai (taikoma ir ilgai saugomoms byloms, jei įmonei veikiant ar įmonės likvidatoriaus sprendimu buvo nuspręsta neįrašyti ilgai saugomų bylų į sutvarkytų dokumentų apskaitą, t. y. nesudaryti ilgai saugomų bylų apyrašų). Šiuo atveju popierinės bylos lapai nenumeruojami ir dokumentai perduodami aplankuose, kuriuose jie laikyti bylų sudarymo laikotarpiu. Skaitmeninės kilmės dokumentai paprastai perduodami laikmenose (arba naudojantis programine įranga, skirta didelių failų perdavimui internetu, jei taip sutariama su dokumentus priimančia įstaiga), taip pat susisteminti į bylas, kurios turi jau minėtus pagrindinius aprašomuosius duomenis.

Ilgai saugomų dokumentų tvarkymas.

Jei ilgai saugomos užbaigtos bylos įrašomos į sutvarkytų dokumentų apskaitą (t. y., į bylų apyrašus), tuomet popierinių bylų lapai sunumeruojami, parengiami apyrašai pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėse pateiktą apyrašo (jo tęsinio) formą (minėtų taisyklių 4–5 prieduose pateikti ir apyrašo sudarymo paaiškinimai). Skaitmeninės kilmės bylos taip pat įrašomos į apyrašus. Popierinės bylos perduodamos aplankuose, kuriuose dokumentai laikyti bylų sudarymo laikotarpiu, o elektroniniai dokumentai – įrašyti į laikmenas arba naudojantis programine įranga, skirta didelių failų perdavimui internetu, jei taip sutariama su dokumentus priimančia įstaiga.

Jei priimamas sprendimas neįrašyti ilgai saugomų bylų į sutvarkytų dokumentų apskaitą, dokumentai perduodami pagal užbaigtų bylų sąrašus (sudaromi atskiri trumpai ir ilgai saugomų dokumentų bylų sąrašai, kaip nustatyta Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų rengimo taisyklių 17, 23 punktuose). Popierinių bylų lapai nenumeruojami – pakanka nurodyti pagrindinius aprašomuosius duomenis, tarp jų ir bylos užbaigimo metus (anksčiausią ir vėliausią bylai priskirtą dokumentą nurodyti nebūtina). Bylų apyrašai nesudaromi.

Įmonės likvidatorius, teikdamas prašymą dėl dokumentų perdavimo savivaldybės administracijai, turi nurodyti informaciją apie priimtą sprendimą neįrašyti ilgai saugomų dokumentų į sutvarkytų dokumentų apskaitą. Tarp perduodamų dokumentų turi būti ir pats sprendimas – įsakymas ar kitas dokumentas.

Parengiama įstaigos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma (Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių 25 punktas).

Jei tvarkant dokumentus aptinkama dokumentų, kurių nustatyti saugojimo terminai yra pasibaigę, jie atrenkami naikinti, t. y., sudaromas ir patvirtinamas dokumentų naikinimo aktas (Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių 19 punktas, 2–3 priedai). Patvirtinus aktą, popieriniai ar kitų formų dokumentai sunaikinami taip, kad informacija būtų neatpažįstama.

Akcentuotina, jog Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktai nustato tik bendruosius dokumentų tvarkymo reikalavimus – teisės aktuose, reglamentuojančiuose konkrečias veiklas (statybos, medicinos ar pan.), gali būti nustatyta ir kitų dokumentų tvarkymo reikalavimų.

KIEK LAIKO TURI BŪTI SAUGOMI ĮMONĖS DOKUMENTAI?

Veiklos organizavimo dokumentų saugojimo terminai yra numatyti Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje, patvirtintoje Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ Rodyklėje nustatytas minimalus saugojimo terminas, kuris negali būti keičiamas.

Specialiosios veiklos dokumentai saugomi pagal saugojimo terminus nustatytus:

• patvirtintose dokumentų saugojimo terminų rodyklėse;
• teisės aktuose, reglamentuojančiuose konkrečius procesus (pvz., statinių priežiūrą ar pan.). Įmonės specialioji veikla yra veiklos organizavimui / vidaus administravimui nepriskirta veikla. Tai veiklos, nurodytos Ekonominės veiklos rūšių klasifikatoriuje ir (ar) įmonės nuostatuose (įstatuose), vykdymo dokumentai, pvz.: gamybos, ligoninių veiklos, architektūros veiklos ar kitų veiklų vykdymo dokumentai. Pvz., medicinos įstaigų veikloje susidariusių dokumentų saugojimą reglamentuoja Privalomų sveikatos statistikos apskaitos ir kitų tipinių formų, pildomų sveikatos priežiūros įstaigose, sąrašas ir saugojimo terminai, patvirtinti Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro 1999 m. lapkričio 29 d. įsakymu Nr. 515 „Dėl Sveikatos priežiūros įstaigų veiklos apskaitos ir atskaitomybės tvarkos“ (su visais pakeitimais);
• įmonės, jei buvo privalu taikyti Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalį. Jei dokumentų saugojimo terminai teisės aktais nėra nustatyti, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalyje yra nustatyta prievolė įmonei pačiai nusimatyti dokumentų saugojimo terminus. Jei likviduojama įmonė savo veiklos vykdymo metu nebuvo nusistačiusi specialiosios veiklos ar kitų sričių veiklos dokumentų saugojimo terminų, juos nustato įmonės likvidatorius, veikiantis likviduojamo juridinio asmens vardu.