Šių metų balandžio 28 d. priimti ir Teisės aktų registre paskelbti du Lietuvos vyriausiojo archyvaro norminiai teisės aktai
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2025-04-28 įsakymu Nr. VE-13 pakeistas Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73. Pakeitimai numato, kad priėmus sprendimus suskaitmeninti popierinį dokumentą, jo vaizdo tikrumas gali būti apsaugotas ne tik elektroniniu parašu, bet ir elektroniniu spaudu. Pakeistas tvarkos aprašo 14 punktas ir atsisakyta prievolės popierinį dokumentą originalia jo forma saugoti 6 mėnesius (nuostata, kad dokumentas gali būti skaitmeninamas tik tuomet, kai yra baigtos su juo susijusios užduotys, kiti reikalingi atlikti veiksmai, išliko). Įstaigos, organizacijos ar įmonės, norėdamos popierinius dokumentus išsaugoti elektronine forma, pirmiausia turi juos įvertinti pagal Tvarkos aprašo 3 punkto kriterijus. Atlikus vertinimą, pagal Tvarkos aprašo 4 punkto reikalavimus parengiama elektronine forma išsaugotinų popierinių dokumentų atrankos išvada, o vadovo sprendimas įforminamas pagal Tvarkos aprašo 6 punkto nuostatas. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad elektronine forma išsaugoti trumpai ar ilgai saugomi dokumentai įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje galėtų būti valdomi kaip veiklos dokumentai tik tuo atveju, jei jie būtų parengti pagal Tvarkos aprašo reikalavimus.
Tvarkos aprašo pakeitimas prieinamas čia.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2025-04-28 įsakymas Nr. VE-14 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų taikymo“. Įsakymas įsigalioja 2025-05-01. Šiuo įsakymu viešojo sektoriaus įstaigos ir toliau įpareigojamos rengti ADOC specifikacijos reikalavimus atitinkančius elektroninius dokumentus, tačiau įsakymo 1.2 papunkčiu joms sudaromos papildomos galimybės rengti ASiC ir (ar) PDF formato dokumentus:
· kitų teisės aktų nustatytais atvejais (tokius norminius teisės aktus pagal savo veiklos sritis gali priimti Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatyme numatyti subjektai, kuriems reglamentuojant ar vykdant teisės aktais priskirtas funkcijas iškyla poreikis elektroninės formos dokumentus rengti ir šiais formatais);
· šalių susitarimu (sudarant įvairaus pobūdžio sutartis tarp Lietuvos ir Lietuvoje bei užsienyje veikiančių subjektų ar atskiroms įstaigoms susitarus keistis nurodytų formatų dokumentais);
· turint santykių su užsienio šalių subjektais (teikiant faktus patvirtinančius dokumentus, siunčiamuosius dokumentus kitų šalių juridiniams ar fiziniams asmenims).
Atkreiptinas dėmesys į tai, kad ASiC ir (ar) PDF formato dokumentai turi būti rengiami pagal šiuo metu galiojančių Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių bei Dokumentų saugojimo taisyklių reikalavimus, o įstaigos, perduodančios dokumentus valstybės archyvams, rengdamos ASiC ir (ar) PDF formato dokumentus turi vadovautis ir Skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintų dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių reikalavimais.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba siūlytų sprendimus dėl ASiC ar PDF formatų naudojimo pirmiausiai priimti tik toms įstaigoms (įstaigų grupėms), kurioms toks poreikis itin aktualus, nes tam reikia turėti dokumentų valdymo ar kitas informacines sistemas, pritaikytas ASic ir PDF formatų valdymui.
Įsakymo 1.4 papunkčio nuostatos svarbios MDOC, EGAS ir PDF-RC formatų valdymo aspektu. Šių formatų dokumentais įstaigos tarpusavyje nesikeičia – jie teikiami konkrečių registrų / valstybės informacinių sistemų tvarkytojams, vykdant teisės aktuose nustatytas sistemų tvarkytojų (valdytojų) funkcijas.
Teisės aktas prieinamas čia.